Business Analyst 3 (Feasibility Study)

Setelah mengulas Business Analyst 1 (Warehousing) dan Business Analyst 2 (Transportation Cost Analysis), saya share salah satu project freelance saya dengan salah seorang pengunjung blog (user) ini. User saya saat itu sedang merencanakan setup sebuah usaha warehouse dan distribusi untuk penyimpanan dokumen, setelah komunikasi via email dan 1-2 kali pertemuan saya sepakat untuk membantu menyiapkan Feasibility Study (analisa kelayakan) dari usaha tersebut.

Pada awal kesepakatan dibuat semacam batas-batas kerja yang kami sepakati, termasuk range waktu, scope kerja, output yang dihasilkan serta proses kerja untuk mencapai output tersebut. Saya membuatkan 3 opsi pilihan sebagai solusi yang ditawarkan kepada user dalam rangka membantu mempersiapkan usaha warehouse dan distribusi. 

Batas kerja ini dibutuhkan sebagai kerangka dasar kerja sama, karena karakteristik freelance itu sendiri hakikatnya adalah free, dalam artian flexibilitas dan customisasi yang tinggi melebihi pekerjaan kantor. Namun perlu dijaga sebisa mungkin sehingga pekerjaan sesuai dengan keinginan user dengan memberi batasn-batasan yang jelas, pada prakteknya setiap customisasi yang diinginkan user tetap-lah harus dikerjakan untuk menambah value pada pekerjaan tersebut.

Feasibility study ini akan memodelkan konsep operasional warehouse & distribution yang direncanakan ke dalam proyeksi benefit cost dan tertuang jelas ke dalam sebuah spreadsheet excel yang nantinya akan dipakai oleh user untuk menentukan apakah konsep tersebut layak dijalankan / feasible atau tidak.

Karena saya sendiri tidak paham mengenai pola usaha document process, maka saya banyak mendapat input dari user saya, kemudian source dari google, youtube, dan referensi lain di Internet untuk membantu saya memahami seperti apa nantinya bisnis document process yang Feasibility Study nya sedang saya kerjakan.

Saya juga melengkapi solusi yang diberikan dengan visualisasi layout, rencana kapasitas serta semacam list perlengkapan / material handling equipment gudang yang dibutuhkan. Model yang dibuat saat itu adalah menggunakan ruko sebagai gudang penyimpanan untuk tahun-tahun awal serta pada skala tertentu akan dipindahkan ke gudang. Berikut adalah layout / visualisasi rencana konsep warehouse menggunakan ruko untuk 1-2 tahun pertama dan menggunakan bangunan gudang pada tahun ke-3.

Beberapa gambar disamarkan karena data-data confidential

Dari ke-2 konsep yang saling bersambung ini, saya menerjemahkan nya ke dalam perhitungan feasibility study aspek financial yang akan memberi estimasi NPV (Net Present Value) , IRR (Internal Rate of Return) , Payback Period, Profit and Losses, Cashflow serta beberapa Indikator asumsi Operasional, Aset, serta biaya-biaya.

Dari sisi finansial ini nantinya user akan memutuskan apakah akan terus melanjutkan konsep usaha tersebut dengan resiko-resiko yang sudah diprediksi dan parameter keuangan yang jelas, atau akan mengganti / mengubah asumsi tersebut untuk ‘memaksakan’ kelayakan atau malah yang paling ekstrem adalah tidak meneruskan rencana bisnis tersebut.

Spreadsheet excel saya provide sebuah dashboard untuk memudahkan user mengganti-ganti parameter finansial atau indikator-indikator operasional dengan tujuan ‘memainkan’ kombinasi angka-angka tersebut untuk diterjemahkan menjadi indikator yang harus dicapai ketika usaha tersebut jalan. Tahapan ini cukup penting artinya, karena semakin simple dan bagus model yang dibuat oleh analyst, maka akan semakin memudahkan user memakai spreadsheet yang kita develop, namun semakin rumit dan tampilan seadanya maka yang terjadi adalah sebaliknya.

Sheet DASHBOARD : Warna cell kuning bisa ‘dimainkan’ oleh user. Selain itu di lock

Sample File Feasibility Analysis (D-Salon Jan-Feb 2013)

Sheet dashboard ini link ke sejumlah sheet lain pada spreadsheet excel Feasibility Study. Namun untuk menghindari kesalahan pemakaian oleh user, maka seluruh cell di ‘lock’ dan hanya diberi kesempatan mengganti-ganti angka pada cell yang berwarna kuning. Dengan demikian rumus-rumus yang ada pada setiap cell tetap terjaga dan tidak bisa terhapus oleh user. Pada kotak ‘Project Test Acceptibility’ juga akan memberi alert yaitu warna cell berubah menjadi merah apabila parmeter proyeksi nantinya tidak menghasilkan nilai yang diinginkan oleh user.

Hasil dari feasibility study ini sendiri saya kurang mengikuti apakah akhirnya diteruskan atau tidak oleh user, mengingat capaian angka volume proyeksi yang harus didapatkan cukup tinggi. Namun demikian bisnis usaha sejenis sudah cukup rigid dengan existing player perusahaan asing serta beberapa pemain lokal yang cukup besar. Meskipun prospektif customer yang ada terus tumbuh seiring dengan space yang semakin mahal serta dokumen yang harus disimpan pada setiap perusahaan semakin beragam.

Demikian tulisan ke-3 saya tentang seri business analyst, semoga bermanfaat bagi pembaca 🙂

Salam Romailprincipe

Silahkan pembaca untuk komentar di bawah tulisan ini atau share via email ke romailprincipe2012@gmail.com. Silahkan juga Follow blog ini dengan mendaftarkan email di sidebar blog ini 🙂

Daftar Tulisan Romailprincipe bisa dilihat di sini

Download Sample Template Excel atau Portfolio