Perencanaan pembangunan gudang logistik [ bagian 3 ]


Tulisan bagian ke-3 ini adalah sambungan dari seri 1 Perencanaan Pembangunan Gudang Logistik [ bagian 1 ] dan seri 2 Perencanaan Pembangunan Gudang Logistik [ bagian 2 ]. Topik pada tahapan sebelumnya adalah Pre Study dan Feasibility Study. Untuk tahapan ke topik nya adalah Startup Plan, yaitu tahapan awal untuk memulai proyek pembangunan gudang.

Seperti saya bahas sebelumnya pada tulisan Perencanaan Pembangunan Gudang Logistik [ bagian 1 ], tahapan Startup Plan ini merupakan tahapan akhir dari perencanaan yang berhubungan dengan persiapan implementasi pembangunan gudang. Beberapa proses yang sebaiknya dilakukan pada tahapan startup plan ini adalah : sourcing vendor & tender serta konsultasi dan project management.

Project Management. source pic : http://bit.ly/Xgrjpu

Tahapan startup plan ini diperlukan untuk tetap menjaga implementasi pembangunan gudang ini tidak bergeser jauh dari tahapan sebelumnya yaitu pre study dan feasibility study, karena dalam beberapa aspek pasti ada perubahan dari rencana namun perlu dijaga sehingga kualitasnya tetap baik sesuai perencanaan awal. Kunci tahapan ini adalah dokumen-dokumen pre study serta feasibility yang sudah disetujui tetap harus dipelajari dan menjadi dasar pada proyek pembangunan gudang.

1. Sourcing Vendor & Tender

Untuk melakukan pembangunan gudang yang sudah direncanakan spesifikasi detailnya pada tahapan feasibility study, maka perusahaan akan membutuhkan jasa vendor-vendor yang ahli di bidangnya. Semisal penyedia jasa Warehouse Management System (WMS) , kontraktor sipil, penyedia peralatan Material Handling Equipment (MHE), kontraktor instalasi kabel – listrik – jaringan serta penyedia peralatan komputer atau device lain yang dibutuhkan.

Hubungan perusahaan dengan vendor / kontraktor ini harus terintegrasi, artinya project leader tetap berada satu pintu pada staff / management perusahaan. Model lain dapat juga melalui jasa konsultan logistik yang menjadi project leader, hal ini dilakukan sekiranya SDM perusahaan kurang atau disibukkan dengan pekerjaan sehari-hari.

Vendor atau kontraktor ini setidaknya harus diseleksi dengan meneliti kapabilitas dan image vendor / kontraktor tersebut. Banyak kejadian dimana vendor / kontraktor yang dipakai justru men-sub kan lagi jasa nya ke pihak lain yang tentunya ini kurang baik, kecuali ketika dihubungi oleh perusahan, vendor ini sudah menyatakan kapasitas nya maju dengan rekanan lain. Pengalaman dan kemampuan vendor tentu nya sudah harus teruji melalu historis perusahan yang pernah mereka layani, mencari informasi detail via internet atau jaringan tentang kapabilitas vendor yang akan kita pakai, akan membantu perusahaan mendapatkan vendor yang terbaik.

Proses tender perlu dilakukan jika memang nilai pekerjaan cukup besar. Sebagai contoh proyek pengerjaan sipil yang mungkin perlu dana miliaran, sebaiknya dilakukan seleksi melalui tender untuk menghindari ‘kecurangan’ dalam penunjukan vendor. Sekiranya tidak dilakukan tender tentu untuk menjaga kualitas perlu dilakukan analisa ‘plus-minus’ setiap vendor / kontraktor yang menyatakan ingin bergabung dalam proyek pembangunan gudang.

Proses seleksi ini setidaknya memakan waktu 1,5 – 2 bulan dengan estimasi rincian waktu sebagai berikut :

  • Listing vendor dan menghubungi menyatakan minat nya untuk ikut bergabung dalam pemabgunan gudang : 1 – 2 minggu. Pada tahapan ini perlu dilakukan dokumentasi standard seperti : Company Profile, Data Perusahaan (Capital, Alamat, Owner, dsb), History pekerjaan sebelumnya. Akan sangat menolong ketika pada tahapan ini vendor-vendor sudah dikirimkan dokumen pre study serta feasibility analysis untuk membantu mereka menganalisa penawaran harga atau scope pekerjaan. Jika ingin lebih detail lagi sudah diberikan dokumen pra bidding berupa scope of work pekerjaan, tabel harga, waktu pekerjaan, denda / penalty, dsb.
  • Mengundang vendor untuk presentasi mengenai perusahaan mereka : 1 – 2 minggu. Bisa dilakukan paralel dengan point di atas.  
  • Tender dan Penawaran : 2-3 minggu
  • Evaluasi vendor : 2 minggu
  • Penunjukkan vendor & Rapat perdana seluruh vendor.

Jika ditotal range nya adalah sekitar 9 minggu , bisa kurang – lebih tergantung kecepatan dan availibility dari vendor. Paling baik sebenarnya jika pada Rapat perdana ini sudah melibatkan seluruh vendor dan PIC perusahaan sudah membuat satu Gantt Chart Project Management untuk dipresentasikan dan dibagikan kepada seluruh vendor, detail mengenai Gantt Chart serta Project Management akan dibahas pada sub bagian di bawah.

2. Konsultasi

Pada proses di atas saya sudah menyebutkan kemungkinan memakai konsultan logistik untuk menjadi semacam project leader pada proyek pembangunan gudang. Pada beberapa proses lain ada kalanya keberadaan seorang konsultan juga dibutuhkan, karena dalam beberapa pekerjaan tentu perusahaan tidaklah selalu ahli / berpengalaman. Dalam posisi ini adalah bijak untuk ber-konsultasi kepada ahli ataupun orang yang berpengalaman di bidangnya. Semisal saja dalam melakukan proyek fisil (sipil) perlu banyak mencari pendapat pihak lain sebagai 2nd opinion dari pendapat kontraktor sipil yang dipakai.

Cara lain yang biasa dipakai adalah mengundang kontraktor sipil untuk “berkonsultasi gratis” mengenai spesifikasi bangunan, kekuatan, bahan , dll. Tentunya ini dilakukan demi proses tender yang telah sedikit di-review di atas. Nantinya tentu kontraktor sipil yang diajak berkonsultasi akan berusaha “mengarahkan” supaya tender tersebut jatuh ke tangan mereka, tentunya hal ini sah-sah saja karena effort kontraktor ini untuk melakukan konsultasi sebelum tender secara free.

Konsultasi dengan orang yang expert di bidang nya

Ada semacam ‘pameo’ menyatakan bahwa keberadaan konsultan adalah untuk memberi advice / nasihat dari beberapa hal yang ‘mungkin’ sudah diketahui oleh perusahaan. Saya berpandangan hal itu ada benarnya (simak tulisan saya di Memakai Jasa Konsultan Logistik) menceritakan pengalaman saya berinteraksi dengan konsultan logistik yang memberi advice ‘kurang’ berbobot atau bisa dikatakan advice nya sudah umum diketahui orang banyak tanpa memakai jasa konsultan logistik sekalipun.

3. Project Management

Terjemahan bebas dari saya mengenai pengertian Project Management dari wikipedia adalah sbb :

Project Management adalah disiplin ilmu mengenai perencanaan, organisasi , motivasi dan pengendalian sumber daya untuk mencapai tujuan / sasaran yang telah ditetapkan. Suatu project biasanya memiliki batasan waktu dan dana. Project Management dilakukan untuk mencapai suatu tujuan khusus yang memberikan perubahan atau nilai tambah. Sifat Project Management berbeda dari Operasional perusahaan sehari-hari yang biasanya berulang-ulang dengan aktifitas yang tetap (atau semi-tetap) untuk memproduksi barang / jasa. Pada prakteknya kedua sistem ini (project management & operation management) sangat berbeda, sehingga tentu memerlukan pengembangan keterampilan teknis dan strategi manajemen yang berbeda.

Implementasi pembangunan gudang yang melibatkan beberapa bagian / departemen atau disiplin ilmu yang berbeda serta tentunya masing-masing  memiliki karakteristik tersendiri, peran project management ini akan mengintegrasikan masing-masing bagian / departemen ke dalam satu proyek pembangunan gudang.

Sebagai contoh : Kapan rak gudang bisa dipasang? tentunya setelah lantai gudang telah selesai serta tes beban lantai gudang sudah dilakukan sesuai spesifikasi, setelah lantai gudang selesai tentu rak gudang bisa dipasang. Waktu penyelesaian lantai gudang perlu diketahui oleh vendor rak, sehingga proses persiapan bagian-bagian rak dapat dipersiapkan sesuai waktu tersebut, terlalu lambat atau terlalu cepat dari waktu tersebut pasti akan memakan cost tambahan yang tidak perlu atau aktifitas yang terbuang sia-sia.

Praktek sederhana metode project management dalam proyek pembangunan gudang adalah sbb :

  • Membagi pekerjaan menjadi beberapa bagian / departmen sesuai karakteristik nya. Semisal : persiapan man power (rekruitmen & training), struktur organisasi, statement perusahaan (visi-misi), dst merupakan tanggung jawab departemen Human Resources. Kemudian pembuatan SOP gudang, sourcing dan uji coba WMS, sosialisasi sistem, jadwal barang masuk / keluar , dst akan menjadi bagian departemen logistik.
  • Pembuatan Gantt Chart secara detail per bagian / departmen dan sub pekerjaan di dalamnya. Project leader bertanggung jawab merangkum seluruh pekerjaan masing-masing departmen. Pembuatan Gantt Chart ini harus memperhatikan pekerjaan yang harus dilakukan sebelum aktifitas lain dimulai.
  • Meeting / Rapat perdana bersama seluruh vendor, kontraktor serta departemen internal perusahaan mengenai detail mengenai persiapan pembangunan gudang.
  • Koordinasi periodik (misalkan mingguan) untuk progress report dalam forum besar yang disertai meeting-meeting internal (departemen atau vendor).
  • Melakukan updating ke seluruh departemen terkait serta manajemen perusahaan mengenai progress dan perubahan-perubahan pada implementasi.

Project leader memperhatikan setiap lingkup pekerjaan, biaya, waktu serta kualitas setiap bagian yang berinteraksi di dalam pembangunan gudang ini. Aktual perkerjaan vs Planning terus menerus dipantau untuk meminimalkan penyimpangan yang terjadi.

Demikian Seri Tulisan Perencanaan Pembangunan Gudang yang terdiri atas 3 seri :

Mudah2an berguna bagi pengunjung yang sedang searching artikel yang berkaitan. Silahkan menambahkan atau berbagi pengalamannya melalui komentar di bawah. Terima kasih

—–

Download File (Editable) untuk SOP Warehouse dan Logistik (Beli-Template.com)

Download File Excel (Editable) untuk Stock Report (Beli-Template.com)

—–

Salam Romailprincipe

Silahkan pembaca untuk komentar di bawah tulisan ini atau share via email ke romailprincipe2012@gmail.com. Silahkan juga Follow blog ini dengan mendaftarkan email di sidebar blog ini :)

Daftar Tulisan Romailprincipe bisa dilihat di sini

Download Sample Template Excel atau Portfolio 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s