Perencanaan pembangunan gudang logistik [ bagian 2 ]


Menyambung tulisan Perencanaan Pembangunan Gudang Logistik [ bagian 1] yang menjelaskan secara umum tahapan pembangunan gudang sekaligus sedikit mereview mengenai tahapan-1, pada tulisan ini akan saya coba ulas tahapan-2 yaitu Feasibility Analysis.

Feasibility Analysis ini saya akan membagi atas 3 aspek : Aspek Teknis & Operasional, Aspek Finansial dan Aspek Manajemen Saya mengambil ke-3 aspek tersebut untuk mewakili aspek-aspek yang lazim terdapat pada studi kelayakan bisnis yaitu : Aspek Hukum, Aspek Ekonomi & Sosial Budaya, Aspek Pemasaran, Aspek Teknis dan Teknologi, Aspek Manajemen, Aspek Keuangan.

Aspek study kelayakan. source pic : http://bit.ly/Y72DQ2

Dari ke-4 aspek di atas skala tingkat kesulitan mulai dari yang paling sulit adalah Aspek Teknis & Operasional, Aspek Finansial, Aspek Manajemen serta Aspek Hukum. Dalam tahapan Feasibility Analysis ini, tingkat detail pembahasan sudah harus dilakukan dengan modelling / proyeksi mengenai semua aspek Feasibility Analysis berdasarkan data-data riil, historis ataupun asumsi-asumsi yang sudah disepakati bersama / telah diterima semua pihak.

1. Aspek Teknis & Operasional

Aspek Operasional ini menggambarkan sisi kelayakan pembangunan gudang ditarik dari ‘depan’ ke ‘belakang’ ,artinya harus menggambarkan proyeksi operasional seperti apa gudang ini nantinya akan dibangun (kebutuhan luas manusia-perlatan-perlengkapan, model racking, teknologi, perlengkapan& peralatan gudang, proyeksi volume in-out, dsb) ditarik kepada proyeksi pembangunan pada  bagian awalnya (gambar teknik, beban lantai gudang, model docking, proyek fisik, persiapan teknologi informasi, dsb). Sedikit saya bahas beberapa hal penting sesuai apa yang pernah saya lakukan dan alami :

1.A.) Perencanaan Kebutuhan Luas & Pembuatan Layout Gudang

Pernah mengalami kesalahan menghitung luas gudang? Atau tidak tahu bagaimana cara menghitung kebutuhan luas gudang? Mungkin untuk menghitung kebutuhan luas gudang secara ‘teori’ banyak sudah dipelajari di perkuliahan atau justru sudah pernah praktek dengan kalkulasi sederhana, namun seberapa banyak akurasi dari perhitungan tersebut?

Kesalahan terbesar perhitungan kebutuhan luas menurut saya adalah pemakaian ‘volume barang’ ditambahkan ‘allowance tertentu’ dibandingkan dengan ‘volume ruangan’. Mengapa cara ini tidak valid? Karena ‘allowance tertentu’ ini tidak dapat diperkirakan besarnya. Saya pernah mengetahui cara menghitung ‘allowance’ adalah menambahkan 20% dari proyeksi barang, pada akhirnya ternyata itu salah. Namun keunikan cara ‘allowance’ ini sangat disukai level top management / board yang memang senang memakai angka-angka ‘siluman’ dan tidak jelas datang darimana.

Lalu bagaimana cara yang tepat memperkirakan kebutuhan luas gudang? Simple saja, diperhitungkan secara detail setiap item / barang yang memerlukan space gudang. Jika gudang tersebut adalah gudang pemilik barang (bukan penyedia jasa gudang), maka tentunya tersedia data historis persediaan per hari. Berdasarkan data persediaan per hari maka tentu kita dapat mensimulasikan untuk setiap item berapa jumlah kebutuhan luas nya.

Sebagai contoh sederhana study kasus perhitungan kebutuhan luas gudang mie instan berikut :

Keb Luas Gudang

Contoh File Ms. Excel Perhitungan Kebutuhan Luas Gudang.
File Source : http://bit.ly/138ZzGV (Click to Download)

Contoh di atas cukup sederhana karena menggunakan sarana selective racking dan penyimpanan mie instan dilakukan di atas pallet. Historis persediaan per hari sesuai data 3 bulan terakhir menjadi patokan dalam menghitung kebutuhan space setiap item. Saya juga membuatkan dropdown list opsi apakah akan memakai data MAX atau AVERAGE dari data historical yang ditampilkan. Perhitungan di atas belum mengabsorb proyeksi kenaikan volume barang yang dipengaruhi faktor organic growth. Kebutuhan space untuk MHE (Material Handling Equipment) serta kebutuhan space untuk office sebenarnya dilakukan setelah layout keseluruhan gudang selesai, namun untuk panduan drafter dalam membuat layout maka pada tahapan ini silahkan saja dilakukan estimasi, pada praktiknya pada saat menggambar layout harus dilakukan adjusment terhadap beberapa hasil di atas.

Berdasarkan data-data di atas, maka drafter akan membuat layout secara detail lengkap dengan ukuran, tiang penyangga bangunan / kolom, rail door, jumlah rack, jalur material handling equipment, dsb. Layout ini harus terintegrasi kepada model operasional yang nantinya akan dipakai.

1.B.) Model Operasional &Teknologi

Model operasional gudang dan teknologi yang akan dipakai turut juga menentukan layout dan tata letak gudang. Model Operasional & Teknologi ini katakan saja dibagi atas : Proses / Flow di Gudang, Warehouse Management System, Material Handling Equipment dan Health & Safety Equipment. Berikut sedikit review satu-persatu sub bagian dari Model Operasional & Teknologi.

Warehouse Process. source : http://bit.ly/wh4fs7

Proses / Flow di Gudang. Proses mulai dari penerimaan – put away – order picking / packing – preparation – dispatching setidaknya perlu dijabarkan ke dalam sebuah standard operating procedure (SOP) atau work instruction (WI) yang sudah teruji atau paling tidak lazim digunakan pada pergudangan. SOP & WI harus dipahami oleh seluruh staf gudang dan pada implementasi nya tidak jarang terdapat beberapa perubahan yang menuntut adanya revisi SOP / WI.

Warehouse Management System (WMS) merupakan suatu aplikasi / software yang mengatur arus pergerakan barang di gudang sesuai dengan proses / flow pada SOP / WI. Apakah mutlak WMS ini dibutuhkan? Kalau menurut saya tidak juga mutlak dibutuhkan, bergantung dari seberapa cepat volume in-out kemudian seberapa luas dan banyaknya lokasi barang di gudang. Kebutuhan instalasi WMS hanya dilakukan ketika mendatangkan benefit yang jelas dan terukur dari perusahaan.

Benefit dari pemakaian warehouse management system (WMS) adalah :

  • Seluruh pergerakan in-out terekam dalam data komputer. Sehingga tidak ada lagi barang keluar-masuk tanpa perintah WMS.
  • Dapat menghasilkan report-report yang dibutuhkan. Misalnya : Total persediaan, item slow / fast moving, historical in-out barang, dst,
  • Mendukung adanya metode FIFO / FEFO karena WMS dapat me-refer lokasi / pallet mana yang harus diambil terlebih dahulu.

Lebih jelasnya tentang WMS silahkan membaca tulisan saya berikut

Sejauh ini sudah banyak penyedia jasa WMS lokal dengan harga 50-75 juta. Jika anda menemukan WMS dengan harga jauh dibawah range yang saya sebutkan tadi, maka perlu diperhatikan kelengkapan fitur dan support dari penyedia jasa WMS tersebut.

Material Handling Equipment. source : http://bit.ly/15p41my

Material Handling Equipment (MHE). Jika gudang memakai reach truck saja sebagai material handling equipment yang paling memerlukan manuver terluas maka  diperlukan space antar gang minimal adalah 2,4-2,7 meter. Perhitungan space yang sesuai dengan material handling equipment ini mutlak diperlukan, karena bisa mengakibatkan material handling equipment tidak terutilisasi dengan baik atau dapat juga menyebabkan space terbuang percuma.

Terkait dengan pemakaian reach truck atau forklift di gudang, perlu diukur performance nya, semisal dengan seberapa banyak operator dapat menaikkan dan menurunkan barang? Seberapa produk rusak karena kesalahan operator? Seberapa cepat perintah menaikkan dan menurunkan barang diselesaikan oleh operator?

Health & Safety Equipment. Safety sebagai suatu kebutuhan sudah harus dicermati oleh pelaku usaha. Gudang memiliki beberapa perlengkapan safety yang masuk dalam aktifitas operasional sehari-hari. Beberapa dari perlengkapan safety tersebut adalah : Helm Safety, Back Support, Sepatu Safety, Lampu dan Alarm di forklift / Reach Truck, Tabung pemadam kebakaran 3kg / 12kg, Fire Warden training, Safety training , dst. Saya memasukkan unsur training safety ke dalam Safety Equipment ini untuk melengkapi persiapan setup gudang.

1.C.) Proyek Sipil

Aspek Operasional dan Teknis pada pembangunan gudang tentu perlu melibatkan teknik sipil sebagai bagian penting di dalamnya. Draft / Layout sementara yang sudah selesai digambar biasanya akan diserahkan kepada kontraktor sipil untuk dilakukan estimasi biaya pembangunan secara total. Pihak kontraktor akan membangun dengan detail kebutuhan spesifikasi bangunan fisik yang dibutuhkan, semisal : kekuatan lantai yang menahan racking, kekuatan lantai yang menahan loading-unloading dock serta ketinggian atap gudang / loading-unlaoding dock , dsb.

Spesifikasi teknis ini tidak perlu disama-ratakan di seluruh gudang, cukup sesuai dengan kebutuhan saja, misalkan kekuatan lantai yang menahan racking perlu lebih besar daripada kekuatan lantai di loading-unloading dock. Jumlah loading-unloading dock dan ketinggian nya serta pintu gudang perlu disesuaikan dengan kebutuhan operasional serta tentunya ketahanan bangunan fisik nya.

2. Aspek Finansial

Aspek finansial dari study kelayakan usaha biasanya adalah meninjau daripada Net Present Value (NPV), Internal Rate of Return (IRR) , Break Even Period (BEP) serta beberapa aspek ekonomis lainnya (silahkan refer ke tulisan feasibility analysis “Business Analyst 3 (Feasibility Analysis”). Jika kita melakukan investasi kebutuhan karena adanya kebutuhan perluasan space, penambahan fasilitas / lokasi, serta hal-hal lain yang dituntut oleh karena sarana dan fasilitas gudang saat ini kurang mencukupi, maka perhitungan aspek finansial harus ‘sedikit’ dimanipulasi untuk menentukan mana saja yang termasuk dengan benefit / revenue dan mana yang termasuk dengan cost (direct, indirect, capex, etc)

Katakan saja barang terkirim adalah sales / revenue. Maka sales / revenue ini harus ditingkatkan saat keputusan investasi gudang baru dilakukan. Dalam hal cost yang ada, fokus pada direct cost atau cost of goods / service solds yang biasanya naik seiring dengan kenaikan sales / revenue. In detail Aspek Finansial nanti harus mampu menggambarkan bahwa secara finansial melakukan investasi gudang baru adalah suatu hal yang menguntungkan dengan parameter-parameter keuangan tertentu, demikian juga dilakukan analisa jika tidak dilakukan pembangunan gudang vs dilakukan pembangunan gudang. Tentu hal-hal semacam ini perlu dilakukan oleh team yang terdiri dari inter department untuk menguji angka-angka yang tertera pada aspek finansial tersebut dirasa benar / valid.

3. Aspek Manajemen

Aspek Manajemen yang dimaksud adalah struktur organisasi, dokumen SOP / WI (yang sudah dirumuskan pada aspek operasional / teknis), Key Performace Indicator (KPI), rekruitmen dan training. Pada dasarnya aspek manajemen pada study kelayakan ini adalah untuk memvisualisasikan kejelasan gudang tersebut siap atau layak dilaksanakan dengan perencanaan organisasi yang detail dan rapih.

Struktur Organisasi sebuah gudang paling tidak memiliki : Manager Gudang, Supervisor Administrasi, Supervisor Operasional (bisa dibagi atas penerimaan, put-away / picking, pengeluaran, dst), Senior Staff, Staff dan Junior Staff. Level Senior Staff – Junior Staff ini adalah mereka yang disebut : Checker , Helper, Operator, Driver, dll. Perlu dilakukan detail study gerak dan study waktu setiap orang melakukan pekerjaannya, bahkan mungkin pekerjaan-pekerjaan yang diestimasikan tidak muncul sangat sering muncul di kemudian hari dan menyebabkan ‘kekurangan’ man power. Untuk antisipasi hal tersebut dibutuhkan adanya study gerak dan study waktu yang detail terhadap aktifitas setiap person.

Key Performance Indicator (KPI) dari gudang sendiri biasanya adalah : Throughput / Outbond, Total Cost / Total Rp Outbond, On Time Delivery, Rasio kerusakan barang, Rasio Bahan bakar truck, Rasio barang dikirim per satuan km, dst. KPI ini harus disesuaikan dengan kemampuan recording data serta pengaruhnya terhadap finansial perusahaan.

Demikian tulisan saya yang sedikit panjang tentang feasibility analysis dari perencanaan pembangunan gudang, mungkin terkesan ruwet atau berbelit-belit tetapi ini adalah sedikit dari pengalaman yang pernah saya jalani. Tulisan selanjutnya saya tentang bagian ke-3 Startup Plan akan saya coba selesaikan ke depannya, silahkan jika ada pembaca yang ingin berkomentar atau menambah tulisan saya di atas, Terima Kasih🙂

[ ….. bersambung ke bagian ke-3 Startup Plan……. ]

—–

Download File (Editable) untuk SOP Warehouse dan Logistik (Beli-Template.com)

Download File Excel (Editable) untuk Stock Report (Beli-Template.com)

—–

Salam Romailprincipe

Silahkan pembaca untuk komentar di bawah tulisan ini atau share via email ke romailprincipe2012@gmail.com. Silahkan juga Follow blog ini dengan mendaftarkan email di sidebar blog ini :)

Daftar Tulisan Romailprincipe bisa dilihat di sini

Download Sample Template Excel atau Portfolio 

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s