Perencanaan pembangunan gudang logistik [ bagian 1 ]


Setelah sejumlah tulisan topik business analyst pada blog ini, untuk kali ini saya akan mengulas beberapa tahapan tentang perencanaan pembangunan gudang. Mulai dari tahap awal perencanaan sampai tahap awal pembangunan gudang tersebut. Tulisan ini tidak teoritis dan diambil berdasarkan pengalaman saya beberapa tahun di bidang logistik dan business analyst (khususnya warehouse & distribution).

Gambar di atas saya ambil dari situs konsultan warehouse, menunjukkan bahwa di luar negeri pembangunan gudang merupakan hal yang dianggap serius oleh business owner sehingga dianggap perlu menggunakan jasa konsultan yang ahli di bidang layout warehouse

Tulisan perencanaan pembangunan gudang logistik ini saya bagi kepada-3 bagian tulisan sebagai berikut :

  • Pre-Study Analysis. Tahapan ini dibutuhkan untuk melakukan propose idea kepada business owner / atasan, sehingga ide ini menarik dan selanjutnya akan meminta kita membuatkan lebih detail dalam bentuk business case / proposal yang akan dibahas detail dan dipresentasikan pada tahapan Feasibility Analysis.
  • Feasibility Analysis.  Tahapan ini merupakan tahapan kunci apakah ide pembangunan gudang tersebut memang layak dilakukan. Secara default feasibility analysis memiliki beberapa aspek yaitu : aspek finansial, manajemen organisasi, dan operasional. Sebenarnya ada aspek pemasaran, namun nampaknya tidak ada korelasi nya dengan gudang. Ketiga aspek tersebut dikupas secara mendalam untuk diterjemahkan kedalam business case / proposal yang akan dipresentasikan kepada manajemen.
  • Startup Plan. Ketika sudah ‘ok’ kedua tahap di atas, tahapan startup ini sendiri merupakan tahap persiapan dari setup pembangunan gudang, sourcing vendor, melakukan tender, mengundang vendor untuk presentasi sera menetapkan seluruh perangkat pembangunan gudang termasuk gantt chart / project timeline yang detail dengan seluruh PIC atau vendor yang bertanggung jawab

Saya coba secara ringkas akan membahas satu-persatu tahapan tersebut, sekali lagi tulisan yang saya publish di blog ini berdasarkan dari apa yang pernah saya alami dan mungkin ada dari pembaca yang lebih expert atau punya pengalaman lain bisa berbagi dan berkomentar silahkan saja.

Saya juga tidak menyarankan untuk mengutip isi blog ini sebagai dasar teori dari skripsi atau karya ilmiah, karena tentunya tulisan saya ini tidak berdasarkan dari hipotesa yang telah diuji kesahihan nya, namun berdasarkan praktek kerja riiil di lapangan dan tidak berlaku mutlak sama pada semua bidang pekerjaan🙂

Pre Study Analysis

Tahapan awal ini dibutuhkan untuk meyakinkan diri anda atau perusahaan mengenai kebutuhan mengenai gudang. Tahapan ini bisa dihilangkan apabila memang semua orang atau business owner sudah sepakat akan kebutuhan tentang gudang.

Pre Study AnalysisDalam Pre Study Analysis kita diharapkan melihat overview secara general sebelum masuk detail ke feasibility analysis yang mungkin akan sangat memakan waktu, kapasitas dan biaya.

Kemampuan cepat untuk melihat data historis atau angka-angka asumsi untuk menjadi input ke semua bagian sehingga aware terhadap rencana pembangunan gudang yang akan dilaksanakan.

Paling tidak tahapan ini diharapkan mampu memberi gambaran beberapa hal berikut :

Lokasi Gudang

Penentuan lokasi gudang sebenarnya sudah tertulis jelas dalam teori optimasi jaringan atau dalam istilah asing adalah network optimization sebuah model perhitungan yang berdasarkan pada metode persamaan linier untuk mencari titik yang paling optimum, sekilas saya sudah pernah berinteraksi dengan konsultan penentuan lokasi gudang ini sekitar tahun 2010 dan saya sedikit review di tulisan memakai jasa konsultan logistik.

Namun menurut saya tidak perlu memakai jasa konsultan dalam level seperti yang perusahaan lama saya pernah lakukan, karena biaya yang dibutuhkan cukup besar (sekitar 200-250 juta rupiah) dengan output hanya suggest lokasi terbaik.

Penentuan lokasi gudang ini dibuat sederhana saja, apakah gudang yang akan dibangun sudah ada lahan khusus yang disediakan? misalnya di dekat pabrik akan diperluas lagi lahan dengan mengucurkan dana investasi perusahaan? atau akan dibangun terpisah dari pabrik atau lokasi perusahaan saat ini?

Jika memang lokasi yang dibangun belum ada dan baru akan mencari, silahkan pilih opsi-opsi daerah yang memang lahannya tersedia dan diijinkan secara peraturan daerah nya untuk dibangun gudang atau kegiatan niaga. Setahu saya lokasi tersebut cukup terbatas. Ketika pilihan lokasi nya sudah ada (katakan ada opsi 3-4 tempat), baru kemudian melakukan ‘sedikit’ perhitungan sbb :

  • Study optimasi jaringan dilakukan secara sederhana saja dengan menghitung cost trasnportasi dari pengiriman barang dari gudang (yang direncanakan) ke tempat customer. Cost ini terdiri dari cost per km, uang tol, mel / polisi. Logika nya lokasi gudang ini sebisa mungkin dekat ke majoritas volume customer. Perhitungan ini semua ada data nya dan bisa dilakukan secara sederhana dengan Ms. Excel. Outputnya adalah mendapatkan biaya transportasi paling rendah dari beberapa titik pilihan lokasi.
  • Kesesuaian infrastruktur penghubung. Sebisa mungkin bisa dilalui dengan bebas oleh kendaraan kontainer 40 feet.
  • Ketersediaan karyawan atau aksesabilitas karyawan ke lokasi gudang yang akan dipilih.

Item yang disimpan

Pada tapan pre study ini harus dilakukan estimasi item yang akan disimpan dari sisi : jumlah SKU (Stock Keeping Unit), karakteristik item (disimpan di suhu ruang, chill atau freeze, dll), cara penyimpanan setiap item (paletize, menggunakan pigeon hole, cantilever, dll) sehingga gambaran kasar dari pre study ini sudah mendapatkan estimasi luas yang dibutuhkan.

Model rack untuk optimalisasi space. source : http://bit.ly/VoxOp0

Jika ingin dilakukan lebih detail maka dihitung secara pasti setiap produk dan lokasi penyimpanannya, demikian juga dengan volume antisipasi growth (seasonal, organic growth, promosi, dsb) sehingga bisa disimpulkan setiap product sudah diestimasikan penempatannya. secara detail di feasibility analysis akan saya coba sedikit lebih detail, bagian ini biasa masuk pada aspek operasional feasibility analysis yaitu perencanaan kapasitas.

Sebelumnya saya pernah melakukan konversi data penjualan, volume dan estimasi growth menjadi kebutuhan rak dan jumlah space dibutuhkan. Dalam melakukan tahapan ini saya tidak menyarankan menghitung volume barang total kemudian diberi persentase allowance untuk dijadikan kebutuhan luas gudang. Cara itu bisa saya katakan tidak valid dan hanya akan menyebabkan kesalahan estimasi di kemudian hari. Paling tidak saya pernah mengetahui di 2 tempat bekerja saya yang menggunakan metode ini akibatnya adalah space sudah penuh sebelum mencapai estimasi growth yang diprediksi.

Sistem Administrasi – Operasional dan Manajemen Gudang 

Secara singkat pada tahapan pre study analysis ini, kita juga harus mengetahui secara garis besar bagaimana gudang ini akan beroperasi. Sistem Manajemen Gudang (WMS) seperti apa yang akan dipakai, Teknologi yang akan diimplementasikan, Equipment (Forklift, Hand Pallet, Power Hand Pallet, Trollet, Reach Truck, Order Picker, etc) yang dibutuhkan, serta kemungkinan device (Handheld, Layar Monitor, PDA, Printer Barcode, Wi-fi , etc) baru yang tujuannya meningkatkan produktifitas gudang.

Tidak ketinggalan juga manajemen gudang tersebut, dari sisi organisasi dan rekruitmen karyawan. Termasuk PIC yang akan menjadi penanggung jawab proyek pembangunan gudang ini sampai selesai dan beroperasi dengan stabil.

Budgeting & Financial Aspect

Pre study membicarakan budgeting? hal ini memang debatable, tetapi idealnya ketika melakukan penyusunan pada feasibility analysis pada tahapan berikut nanti, maka kerangka atau batasan biaya sudah dipegang. Katakanlah budget untuk konstruksi include konsultan sipil, pembelian / penyewaan lahan,  pembelian perlengkapan dan peralatan gudang, perpindahan barang (jika ada gudang lama), investasi WMS (Warehouse Management Systems), rekruitmen karyawan, dsb.

Biasanya data budget yang dipakai sudah dibudget kan 1 tahun sebelum gudang dibangun, pada saat budgeting inilah orang yang bertanggung jawab untuk membangun gudang (misalkan department business development  atau department logistics) harus dengan detail melakukan estimasi break down pada setiap struktur biaya.

Aspek Finansial selalu menjadi dasar pengambilan keputusan yang utama di perusahaan. Source gambar : http://bit.ly/WC3N4D

Tahap pre study ini juga harus melakukan pengukuran Financial Aspect atau secara sederhana adalah ‘Pros Cons’ ataupun ‘Benefit Cost’ dari pembangunan gudang ini, tentunya dihubungkan ke aspek finansial ataupun aspek lain yang bisa terukur dibandingkan dengan biaya pembangunan gudang. Tentu dari sejumlah biaya yang dikeluarkan nantinya perusahaan ingin melihat seberapa jauh efek biaya yang dikeluarkan terhadap bisnis perusahaan?

Pengukuran ini bisa disederhanakan dengan tabel-tabel perbandingan antara 2 Opsi yaitu : Opsi 1 Membangun Gudang dan Opsi 2 Tidak Membangun Gudang. Berhati-hati dalam pembuatan komparasi ini, jika atasan atau business owner yang akan mereview Pre Study nantinya adalah orang yang cukup detail dan sulit dipuaskan, maka perbandingan 2 opsi tadi malah terlihat mentah🙂

Tahapan Pre Study Analysis ini setidaknya bertujuan memberi output green light untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya yang lebih detail dan sudah lebih ‘mendarat’ dengan angka-angka dan parameter ukuran jelas. Disarankan tahapan selanjutnya Feasibility Analysis tertuang dalam format proposal / business case yang akan menjadi panduan untuk eksekusi proyek.

Selanjutnya Tahapan ke-2 yaitu Feasibility Analysis dan Tahapan ke-3 Startup Plan secara terpisah akan saya sambung pada tulisan berikut di blog ini. Silahkan share pengalaman pembaca mungkin bisa saling berbagi informasi di blog ini …..

[ ….. bersambung ke bagian ke-2 Feasibility Analysis …… ]

—–

Download File (Editable) untuk SOP Warehouse dan Logistik (Beli-Template.com)

Download File Excel (Editable) untuk Stock Report (Beli-Template.com)

—–

Salam Romailprincipe

Silahkan pembaca untuk komentar di bawah tulisan ini atau share via email ke romailprincipe2012@gmail.com. Silahkan juga Follow blog ini dengan mendaftarkan email di sidebar blog ini🙂

Daftar Tulisan Romailprincipe bisa dilihat di sini

Download Sample Template Excel atau Portfolio 

 

2 thoughts on “Perencanaan pembangunan gudang logistik [ bagian 1 ]

  1. Heru

    Artikel menarik,agak sedikit berat… Ditunggu tahapan2… Saya kirim email juga ke alamat romailprincipe2012@gmail.com untuk sekedar diskusi proyek2 di tempat saya..

    Pak Heru, sudah saya reply email nya yah … Tulisan di blog ini ndak berat kok, sederhana saja, bahkan menurut orang-orang yang familiar dengan logistik khususnya warehouse & distribution, tulisan-tulisan saya ini masih kurang berbobot😀

    Suka

    Balas
  2. Bayu

    Artikel Menarik. Apakah artikel lain yang berhubungan dengan SOP ( Standar Operasional Prosedur ) Departemen logistik ?

    terima kasih – bayusapu@ymail.com

    SOP Logistik (Warehouse & Distribution) sebenarnya banyak tersebar di Internet. Beberapa kali memang visitor blog menanyakan mengenai SOP … Saya coba compile dan berikan download link nya nanti ya🙂

    Suka

    Balas

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s