Sistem Manajemen Persediaan Gudang


Setelah mencoba menuliskan tentang Sistem Manajemen Gudang, Sistem Operasional Gudang, Sistem Penerimaan barang di Gudang, Sistem Administrasi Gudang dan sejumlah Tulisan Logistik lain saya ingin mencoba menulis tentang Sistem Manajemen Persediaan Gudang untuk melengkapi beberapa tulisan dan mencoba mengundang rekan-rekan lain yang sudah lebih ahli untuk berkomentar dan memperkaya khasanah tulisan mengenai logistik.

Manajemen Persediaan dan Resiko

Manajemen persediaan digambarkan sebagai proses untuk mengelola jumlah barang yang disimpan untuk menunjang usaha atau bisnis yang digerakkan. Idealnya suatu sistem manajemen persediaan bisa berada dalam tingkat paling ekonomis tanpa adanya potensi resiko pada perusahaan. Resiko yang dimunculkan akibat adanya persediaan adalah biaya persediaan, kerusakan barang, kehilangan barang serta space untuk penyimpanan barang. Jika meninjau komponen resiko tadi, bisa dibayangkan bahwa manajemen persediaan yang tepat adalah mata rantai dalam supply chain management yang cukup vital.

Jika mengambil contoh pada resiko biaya persediaan, maka harus dicermati jumlah pembelian berada pada tingkat yang memenuhi permintaan dengan selisih yang mendekati 0 (Zero Inventory). Jika permintaan berada pada angka 200 setiap minggu dan gudang membeli sejumlah 800, maka dibutuhkan 4 minggu untuk menghabiskan persediaan. Dalam tingkat penjualan 200 maka gudang sudah menghabiskan biaya sejumlah 800. Yang disarankan adalah memiliki persediaan ‘mendekati’ 200, atau bahkan dalam 1 minggu bisa memesan 2 kali atau beberapa kali pun untuk memenuhi angka permintaan 200. Variable ini bisa lebih unik lagi jika memasukkan faktor Term Of Payment kepada supplier yang lebih panjang dari Selling Point.

Resiko kerusakan, kehilangan dan biaya space adalah biaya-biaya lain yang merugikan perusahaan. Kerusakan dan kehilangan muncul karena handling, operasional dan administrasi gudang yang tertata baik. Biaya space untuk penyimpanan adalah biaya yang hilang karena menyimpan barang di saat space itu lebih tepat digunakan untuk input lain yang lebih mempengaruhi tingkat output. Dari gambaran singkat mengenai resiko persediaan, maka bisa dipastikan bahwa memiliki sistem manajemen persediaan yang baik akan menghindarkan (atau paling tidak meminimalisir) perusahaan dari sejumlah resiko biaya.

Mengelola Resiko

Pendapat saya mengenai manajemen persediaan adalah mengelola resiko yang akan muncul akibat adanya ketidaksesuaian persediaan dengan kebutuhan. Suatu tantangan bagi pekerja di logistik untuk mengelola munculnya resiko-resiko tadi, kata mengelola saya coba pakai karena untuk benar-benar menghilangkan resiko dalam prinsip manajemen persediaan diperlukan adanya ‘nilai’ dari mata rantai lain yang cukup sulit dikendalikan atau dalam supply chain management, mata rantai ini bisa dikatakan mata rantai yang lemah.

Bagian dari mata rantai manajemen persediaan untuk mengelola resiko adalah ketika manajemen persediaan dapat menyediakan jumlah barang pada waktu, jumlah, kualitas yang tepat pada tingkat harga / biaya yang paling ekonomis. Ketika duduk di bangku perkuliahan, lazim dipakai istilah Economic Order Quantity (EOQ) yang menjelaskan rumus / logika mengelola persediaan pada jumlah yang paling ekonomis. Sayang sekali jika EOQ harus dikubur dalam-dalam atau paling tidak membutuhkan sejumlah penyesuaian jika ingin dipakai dalam mengelola persediaan di dunia kerja yang memiliki variable kompleks.

Untuk itu, dalam mengelola resiko dengan megelola persediaan sangat terkait dengan karakteristik industri / usaha masing-masing. Meski begitu prinsip-prinsip umum dapat menjadi batasan untuk memiliki manajemen persediaan yang tepat. Berikut beberapa prinsip-prinsip umum untuk manajemen persediaan :

  1. Persediaan dapat memenuhi permintaan serta tersedia buffer / penyangga pada tingkat tertentu.
  2. Tersedia nya suatu sistem (baik menggunakan Warehouse Management Systems atau pencatatan manual / ms. excel) yang memungkinkan untuk penghitungan stock dan pemesanan ke supplier.
  3. Adanya rumus untuk menghitung persediaan plus buffer yang dinyatakan di point no 1, lazimnya faktor-faktor yang diperhitungkan oleh rumus adalah : Average permintaan dalam periode tertentu, lonjakan permintaan beberapa periode terakhir, waktu tunggu dari supplier. Rumus nya sendiri bisa bermacam-macam, saya pernah sedikit mengulasnya pada tulisan saya Tingkat Persediaan [Ekonomis] Logistik
  4. Mengelola dengan tepat faktor waktu / tempo pembayaran ke supplier dengan waktu / tempo revenue yang dihasilkan oleh aktifitas persediaan. Istilah yang lazim di sini adalah Inventory Days / Day Sales Inventory / Inventory Turn Over (Saya agak lupa, semoga ke-3 istilah itu sama artinya) yang merupakan hari persediaan dan menggambarkan waktu yang dibutuhkan sampai barang tersebut keluar dan bisa ditagihkan (bahasa okem nya menjadi ‘duit’). Pembandingnya adalah Term of Payment atau jatuh tempo pembayaran kepada supplier. Sebisa mungkin sebelum membayar, persediaan sudah menjadi uang. Saya ingat dosen mata kuliah Manajemen Keuangan pernah mengajarkan bahwa tukang pisang goreng memiliki perputaran persediaan yang sangat baik, “Pagi belanja, Sore sudah bisa menjadi ‘duit'” begitu kata dosen saya dulu.

Strategi Manajemen Persediaan

Setelah membahas mengenai prinsip umum dalam manajemen persediaan dimana penggunaan nya bisa terdiferensiasi kepada beberapa hal yang sangat spesifik dengan industri yang dijalankan, ada sedikit ulasan mengenai strategi manajemen persediaan.Strategi yang saya coba angkat adalah penggunaan-penggunaan prinsip lebih lanjut mengenai manajemen persediaan dan biasanya terkait dengan kondisi diproyeksikan.

Strategi manajemen persediaan ini membutuhkan adanya satu perangkat Decision Support System / Sistem Pendukung Keputusan yang akan memberikan analisa yang lengkap dan bisa dijadikan dasar untuk strategi perusahaan. Dalam lingkup manajemen strategik, maka manajemen persediaan adalah strategy pada level divisi yang harus mendukung strategy dari coorporate secara keseluruhan. Misalkan : Strategi coorporate adalah memenuhi tingkat pengadaaan barang di pasaran sesuai dengan keinginan konsumen. Manajemen persediaan sudah bisa mengimplementasikan dengan menaikkan tingkat persediaan (mungkin seperti pull method), tentunya strategy ini ‘sedikit’ mengesampingkan faktor biaya atau istilah nya with all cost. 

Contoh strategi lain adalah  dalam mengelola beberapa karakteristik barang dengan variable :

Margin (tinggi -rendah), Volume (besar-kecil), Sales (tinggi-rendah), Kerusakan (tinggi-rendah), Value lain yang mempengaruhi (Tinggi-Rendah)

Variabel tadi akan saling berinteraksi dan bussines divisional strategy yang tepat dari manajer lini pertama perlu mendefinisikan strategy manajemen persediaan apakah yang akan dipakai?  Semisal : Dengan tingkat keuntungan yang sama, suatu perusahaan akan berfokus pada barang yang memiliki margin besar namun sales kecil, ketimbang margin rendah namu sales besar. Trade off ini diperhitungkan dari perbedaan besarnya effort yang dikeluarkan oleh bagian operasional, tentunya net margin yang dihasilkan harus minimal sama atau lebih tinggi. Dapat dibayangkan kompleksitas yang diperhitungkan untuk mengambil kebijakan manajemen persediaan, kompleksitas ini juga menyimpulkan bahwa Sistem Pendukung Keputusan memainkan peranan yang cukup penting.

Decision Support Systems

DSS atau Sistem Pendukung Keputusan dalam manajemen persediaan merupakan hal penting yang sering ‘disederhanakan’ oleh para pengambil keputusan. Perusahaan besar saat ini sudah menempatkan level ahli ‘Inventory Analyst’  atau ‘Planner’ dalam posisi yang cukup penting dan berkontribusi besar pada keputusan perusahaan. Investasi lain dalam bentuk database yang terintegrasi juga telah banyak dipakai. Hal ini dikarenakan perusahaan menginginkan adanya satu analisis komprehensif dan akurat dengan menggunakan data se-aktual mungkin.

Salah satu contoh dalam kekuatan perusahaan yang memiliki Analyst / Planner dalam sistem manajemen persediaannya adalah ketika melakukan analisa Inventory Days setiap SKU yang disimpan. Melalui analisa tersebut dapat diidentifikasi SKU yang menyumbang kontribusi untuk perusahaan, serta ada juga SKU yang justru merugikan untuk perusahaan. SKU yang merugikan bisa dilihat dari sudut perputaran rendah, kerusakan tinggi, pemakaian space besar, dan hal-hal semacam nya yang memunculkan biaya untuk perusahaan di saat SKU tersebut tidak menyumbang revenue.

Beberapa kali level Analyst / Planner’ sering disepelekan, karena ketidakmampuan mengabsorb kondisi lapangan yang riil. Sering juga perhitungan di atas kertas itu akhirnya dicampakkan dan tidak dipakai oleh mentahnya asumsi yang diambil. Hal ini adalah tantangan bagi Analyst / Planner untuk meyakinkan partner atau kolega mereka kepada analisa yang dibuat.

Sistem pendukung keputusan lainnya adalah software / database management. Software dasar tentunya adalah Ms. Excel yang digunakan untuk perhitungan. Software lainnya adalah Ms Visio untuk memodelkan atau memvisualisasi analisa-analisa yang diambil. Sistem pendukung keputusan bisa dalam bentuk database management system yang dipakai perusahaan, semisal : Foxbase, Oracle, dll. Saya kurang paham mendetail mengenai hal ini, namun setahu saya dalam struktur database tadi bisa dibuat program kecil untuk mengeluarkan hasil perhitungan yang sesuai dengan keinginan user. Misalkan mengeluarkan data barang yang memiliki rasio perputaran paling tinggi, menghitung seluruh persediaan dibagi dengan sales, melakukan replenishment otomatis dengan memberi indikator tertentu, dan masih banyak fungsi lainnya.

Istilah 

Akhir tulisan ini saya coba menuliskan beberapa daftar istilah yang biasa muncul, ini benar-benar dari pengalaman saja dan kemungkinan pemahaman saya juga sedikit ‘melenceng’ atau berbeda, monggo jika ada yang mau memperbaiki🙂

Reorder point, titik dimana pengambil keputusan harus melakukan pemesanan barang ke pemasok. Jika satu SKU mencapai jumlah tertentu, maka gudang harus melakukan pemesanan barang untuk mengantisipasi permintaan di kemudian hari, jika tidak dilakukan maka akan resiko nya adalah gudang tidak mampu memenuhi permintaan barang. Sederhananya : Jika rata-rata permintaan 10 dan waktu tunggu dari supplier adalah 2 hari, maka (jika tidak menghitung buffer) reorder point adalah 20. Jika stock sudah mencapai 10, maka gudang harus melakukan pemesanan barang.

Average permintaan, adalah rata-rata historis permintaan suatu periode tertentu, biasanya dalam periode waktu kira-kira 3 bulan untuk mengabsorb lonjakan-lonjakan yang terjadi selama periode tersebut. Digunakan untuk menjadi dasar permintaan di masa mendatang.

Buffer Stock, Angka atau jumlah yang digunakan untuk mengantisipasi adanya lonjakan permintaan. Bisa dikatakan idealnya minimum stock gudang adalah Average Permintaan + Buffer

Uncertainty, Keadaan tidak pasti dari pasar yang harus diantisipasi atau disiasati dengan sistem manajemen persediaan. Semisal pemasok yang tidak konsisten sementara barang di pasar tinggi permintaannya. Pengelolaan terhadap ketidakpastian ini bisa menjadi kunci keberhasilan perusahaan untuk melakukan penetrasi pasar. Ketidakpastian lain adalah permintaan pengecer tradisional yang fluktuatif.

Seasonal, Kondisi permintaan musiman. Misalkan musim liburan anak-anak, maka akan ada trend sejumlah barang tertentu yang harus disediakan dalam jumlah lebih besar daripada biasanya. Kemampuan menghitung hal ini diperlukan rentang data masa lalu yang cukup panjang, pemahaman kondisi pasar, perkembangan kompetitor, inflasi, trend belanja, dll. Saya pernah melihat bahwa kondisi seasonal ini menyumbang angka penjualan yang sangat besar dan momen ini harus dimanfaatkan sebaik mungkin oleh pengecer.

Inventory Days, Hari persediaan yang merupakan jumlah stock dibagi rata-rata permintaan. Angka ini harus berada pada angka seminim mungkin dengan tingkat potensi loss sales yang paling rendah pula. Biasanya kesulitan terletak dari konsistensi pemasok dalam menyuplai jumlah barang yang diminta.

Nah, kira-kira itu tadi yang saya ketahui tentang Sistem Manajemen Persediaan Gudang. Memang masih sedikit dan mungkin agak kurang matang, tetapi kurang lebih di 2-3 perusahaan yang saya lalui di bidang logistik selalu berada pada koridor-koridor di atas.

 —–

Download File (Editable) untuk SOP Warehouse dan Logistik (Beli-Template.com)

Download File Excel (Editable) untuk Stock Report (Beli-Template.com)

—–

Salam Romailprincipe

Silahkan pembaca untuk komentar di bawah tulisan ini atau share via email ke romailprincipe2012@gmail.com. Silahkan juga Follow blog ini dengan mendaftarkan email di sidebar blog ini :)

Daftar Tulisan Romailprincipe bisa dilihat di sini

Download Sample Template Excel atau Portfolio 

 

27 thoughts on “Sistem Manajemen Persediaan Gudang

  1. Tri Wahyudi

    Tulisannya bagus, menambah wawasan saya di bidang pegudangan apalagi saya sudah bergelut dibidang ini sekitar 11 tahun, ijin nyimak dan urun saran:angka reorder point juga sangat di pengaruhi dari karakter pengambilan barang tersebut ada baiknya kita melakukan inventarisir kebutuhan masing2 pelaggan (jika pelanggan internal buat semacam kesepakatan berapa kira-kira kebutuhan mereka per bulan )sehingga akan diketahui angka idealnya jadi jika terjadi stock out berarti ada sesuatu yg salah dalam konsumsi/pengebonanya, untuk pemasok yang tdk konsisten sebaiknya dipertegas dengan mencari sumber masalahnya misal dg menerapkan minimum order yg disepakati diupayakan ada supplier alternatif thd masing brg yg akan dipesan syukur2 bisa ambil suplier lokal (jaraknya dekat), perlu jg diterapkan sistem kelipatan dalam order barang untuk barang yang relatif murah dan tidak menyita space yg luas ROP tidak perlu terlalu rendah.

    curhat nich saya bekerja 11 tahun jabatan masih kepala regu saja, dimana tanggung jawabnya spt kepala gudang, membackup administrasi, terjun langsung dlm aktifitas fisik baik supply maupun penerimaan barang atasannya lebih banyak langsung ke Kadept Logistic, kondisi ini yg membuat saya ingin terjun ke dunia wiraswasta saja..he.he maaf ya commentnya puanjang buanget, SALAM

    Terima kasih sudah berbagi. 11 tahun mentok? Mungkin ada yang perlu di’develop’ lagi, atau saatnya loncat ke perusahaan lain or wiraswasta .. hehehe, anyway thanks komennya memperkaya pemahaman ….😀

    Suka

    Balas
    1. Wawan

      sarannya bagus pak,bisa jadi inspirasi (y)
      numpang curhat,
      kebetulan saya baru masuk di bagian logistik suatu perusahaan. di tempat saya bekerja menggunakan prinsip Sell One Buy One, penentuan stock maximum berdasarkan rata2 permintaan pelanggan. lead time barang dan beberapa parameter lain, jika stock di gudang kurang dari stock maximum maka akan dilakukan pengorderan ke supplier. namun dari metode ini saya rasa sulit untuk mengatasi Uncertainty, terutama permintaan yang fluktuatif.
      masalah yang lain juga timbul dari waktu tunggu dari supplier yang lebih lama, yaitu 18 hari yang menyebabkan kebutuhan luas gudang yang lebih banyak. Ada yang bisa Share Strategi apa yang bisa dipakai untuk kasus seperti ini?

      Terima kasih sudah sharing, silahkan kira-kira yang sudah pengalaman dengan kasus di atas bisa berbagi … Kalau saya sedikit antisipasi uncertainty memang dari moving average 100 hari (seasonal, promosi, atau ke-abnormal data dikeluarkan) ditambah dengan buffer stock, kedua faktor tersebut diberi faktor lead time supplier, tingkat kepercayaan kepada service level supplier, serta beberapa faktor minor lainnya. Tentu konsekuensi dengan lead time 18 hari akan berakibatkan persediaan membutuhkan space dalam jumlah besar, konsekuensi ini harus di share kepada supplier dengan trade off lead time diperpendek space gudang mengecil (cost supplier lebih tinggi dan diabsorb di cost gudang, misal dengan kenaikan harga faktor frekuensi delivery) atau lead time tetap 18 hari / diperbesar dengan konsekuensi space gudang membesar (extend atau rent space dengan cost di share ke supplier, misal discount).

      Suka

      Balas
      1. Wawan

        “terimakasih atas masukannya….”
        mungkin peluang untuk saran yang ke 2 lebih besar (lead time tetap 18 hari / diperbesar dengan konsekuensi space gudang membesar (extend atau rent space dengan cost di share ke supplier, misal discount)). berhubung jarak yang melintasi laut & udara.😀 jadi lead timenya agak susah di persingkat.

        semoga bisa share lebih banyak kasus di lain waktu.

        Siap pak, terima kasih. Btw lwad time 18 hari itu lumayan loh, bisa-bisa pengiriman via laut dari luar negeri kan? mungkin bisa sourcing forwarder yang lebih cepat lead time nya

        Suka

  2. dony

    Pak, saya tertarik dengan system DSS nya. bagaimana cara memperolehnya, dibuat sendiri atau sudah ada program yang dijual? atau perlu IT mana untuk membuat sistem ini?, kasih referensi ya kalau ada. tolong di balas ke email ya pak…

    saya baru ada logic nya sm konsep. Kalau ada programmer nya kita buat yuk ..hehe

    Suka

    Balas
  3. Ping balik: Sistem Manajemen Gudang (WMS) « Romailprincipe Menulis

  4. andre

    pak, bagaimanakah cara mengatur level inventory gudang dengan tarikan tidak tentu seperti minimarket
    bagaimana cara menentukan level stock minimum maksimumnya
    thansk

    Saya pernah punya rumus dari salah satu peritel di Indonesia. Prinsipnya ada data historis, nanti rumus bisa kita diskusikan ..

    Suka

    Balas
  5. sandi

    Yth..
    Tolong di perjelas definisi KPI/key performance indicator yang hubungannya dengan logistik,TKS

    Saya reply via email ..

    Suka

    Balas
  6. andy purnomo

    Mas Bro boleh minta or cara bikin dssnya. cos gw kan baru masuk di perusahaan filter air. n non pengalaman ttg dunia admin gudang n saya untuk input n output data saya pake manual di excel. n blm pny program baku jg dikantor saya. jadi, solusi untuk program apa yang saya harus pakai y?
    terima kasih

    Programnya yang saya review bisa di sewa atau dibeli mas🙂

    Suka

    Balas
  7. eka mustika

    pak boleh minta ilmunya tentang gudang jadi ga??
    kebetulan saya mau ngebahas itu di skripsi.
    makasih sebelumnya

    Silahkan, sudah saya kirim email saya..thanks

    Suka

    Balas
  8. franc tyo

    pak,boleh minta informasi dan ilmu ttg warehouse management?..
    untuk materi tugas akhir saya soalnya..
    terimakasih banyak untuk bantuannya sbelumny pak..

    Suka

    Balas
  9. Puspita

    Ass, trims Mas, tulisannya manfaat buat tambah ilmu. Saya pernah juga kerja sebagai administrasi gudang, di lapangan kita betul-betul harus cekatan dan cepat paham terutama dalam memahami program yang di pakai perusahaan seperti SAP yang mengatur masuk keluarnya barang.

    Suka

    Balas
  10. offshore corporation

    Terdapat beberapa biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan persediaan antara lain harga beli, biaya-biaya pembelian, ongkos angkut, pajak, asuransi, pergudangan dan lain-lain, namun harga pokok barang biasanya hanya terdiri dari harga beli ditambah ongkos angkut sedangkan biaya-biaya lain dicatat sebagai biaya dalam perkiraan tersendiri untuk periode yang bersangkutan.

    Suka

    Balas
  11. HENRA HERMANTO SIMANJUNTAK

    ni sistemnya bisa di pakai di sistem persediaan stock barang apa atau Hal lain?
    mohon di jelaskan?
    Aku sekarang mengalami masalah di sistem persediaan stock barang tapi masih bingung Barang Apa..
    boleh di kasih pendapat dari Bapak..Terima kasih,,

    Suka

    Balas
  12. Ping balik: Manajemen Persediaan untuk Perusahaan Logistik - Supply Chain Indonesia

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s