Cukup lama saya tidak menulis artikel logistik, sampai hari kemarin “tergelitik” melihat angka kehilangan barang yang cukup besar. Saya langsung terpikir untuk menuliskan artikel “Kartu stock sebagai dokumen kendali persediaan” yang sejatinya saya ambil dari sedikit pengalaman bekerja di dunia logistik
Kartu stock
Prinsip kartu stock adalah pencatatan pergerakan transaksi keluar masuk satu item yang mengidentifikasi tipe transaksi (masuk dari supplier, masuk dari retur outlet, keluar ke outlet, keluar disposal / rusak, keluar untuk pemakaian tertentu, dll) lengkap dengan jam transaksi, jumlah barang, keterangan tujuan / asal barang.
Kartu stock menjadi penting sebagai dokumentasi persediaan yang menjadikan pekerja / karyawan dapat memonitor setiap item yang terdapat pada sebuah gudang. Pencatatan kartu stock sejauh yang saya kenal sangat efektif untuk melacak terjadinya “kejanggalan” persediaan yang terjadi karena kelalaian karyawan atau kesalahan sistem.
Idealnya kartus stock di “create” / terekam secara otomatis ketika ada transaksi keluar masuk satu item pada gudang. Layaknya prinsip buku tabungan, setiap ada pengambilan, pembayaran, tabungan, maka saldo tabungan langsung berkurang/bertambah secara otomatis (sedapat mungkin tercatat secara “real time”). Hal ini harus didukung adanya sistem yang terinstal pada sistem pergudangan. Jika tidak melalui sistem maka pilihan yang ada tentunya dilakukan secara manual, baik pencatatan di kertas maupun diinput dalam program terpisah seperti Microsoft Excel. Opsi manual ini sangat rentan oleh kesalahan karyawab yang melakukan pencatatan, terlebih jika item yang harus dicatat kartu stock cukup banyak.
Bagaimana kartu stock melacak barang
Saya pernah menyaksikan kartu stock mampu “menyelamatkan” kehilangan barang dagangan. Kasusnya ketika itu adalah ada satu item yang datang dengan kemasan baru (sebelumnya isi 10 diganti ke isi 12). Data pengambilan oleh helper menunjukkan angka 20 pcs, namun helper (karena faktor kebiasaan) mengambil sebanyak 2 case (yang seharusnya 2 x 10 = 20 pcs pada kemasan lama). Tetapi yang terjadi justru helper melakukan pengambilan 2 x 12 = 24 pcs, yang berarti terjadi kelebihan 4 pcs. Sepintas kesalahan terjadi oleh karena kelalaian helper, tetapi untuk menyelesaikan masalah tersebut maka staf gudang mendata seluruh outlet yang terindikasi kelebihan pengiriman dan berkomunikasi dengan seluruh outlet. Akhirnya potensi kehilangan barang dapat terselesaikan dengan membuatkan pengiriman secara data tanpa melakukan proses fisik (karena fisik sudah terkirim lebih sebelumnya).
Pelacakan ini dilakukan melalui data pada kartu stock. Outlet yang dikirim setelah penerimaan barang dengan jumlah kemasan yang berbeda terdata pada kartu stock. Selanjutnya tinggal melihat saldo sebelum penerimaan dan dengan asumsi FIFO berjalan baik, maka data outlet yang terkirim lebih jelas terpampang pada kartu stock.
Contoh kartu stock
Contoh kartu stock manual seperti gambar di samping mengharuskan pekerja untuk menuliskan setiap transaksi yang terjadi. Secara singkat ada kolom tanggal, Nomer dokumen, Diterima dari / Keluar ke, Quantity Masuk, Quantity Keluar, Sisa. Kartu stock seperti ini memerlukan perhatian khusus oleh bagian administrasi gudang untuk terus mengupdate pencatatan kartu stock. Hal ini rentan terhadap terjadinya kesalahan / kesalahan yang diakibatkan ketidaktelitian oleh karyawan (human error), sehingga proses pencatatan tidak berlangsung dengan baik.
Contoh kartu stock di atas adalah contoh tampilan program yang saya ambil dari thread kaskus berikut. Prinsipnya pencatatan kartu stock setiap SKU terjadi secara otomatis jika ada penerimaan / pengeluaran barang. Penerimaan barang dari supplier biasanya akan menambahkan stock dan tercatat di kartu stock secara otomatis jika sudah diinput oleh admin gudang sedangkan pengeluaran akan tercatat di kartu stock saat surat pengiriman / surat jalan / nota kirim ke outlet tertentu dibuat oleh administrasi gudang.
Kartu stock mencegah permainan oknum gudang
Tidak dapat dipungkiri jika di dalam gudang selalu ada “tikus-tikus” yang bermain dengan melakukan manipulasi terhadap data dan fisik barang. Sebagai contoh oknum petugas administrasi yang melakukan “key in” penerimaan barang dari supplier namun secara riil tidak menerima fisik barang. Atau contoh kasus lain, melakukan “key in” pengeluaran barang lebih sedikit dibandingkan fisik, melakukan revisi terhadap transaksi, dan sejumlah trick manipulasi lainnya. Dalam sistem yang terkomputerisasi, kartu stock akan merekam semua transaksi sehingga historical suatu item dapat diketahui.
Kartu stock ini menyimpan historical transaksi pada satu item, namun bagi para pekerja yang bertanggung jawab terhadap akurasi stock, kartu stock memiliki fungsi yang sangat penting yaitu sebagai dokumen kendali untuk melakukan pelacakan terhadap pergerakan barang. Kartu stock dapat diaudit dan dibandingkan dengan dokumen penerimaan/pengeluaran (yang di file oleh administrasi) untuk mencegah “manipulasi” oknum-oknum pekerja gudang.
Nah, fungsi kartu stock yang demikian penting tentunya membuat semua gudang / pusat distribusi tentunya mau menerapkan kartu stock dalam sistem pencatatan administrasi. Pemilihan pencatatan manual dan otomatis tentunya sangat dipengaruhi oleh jumlah item, pergerakan barang, volume barang, modal, jumlah pekerja, dan lainnya.
—–
Download File (Editable) untuk SOP Warehouse dan Logistik (Beli-Template.com)
Download File Excel (Editable) untuk Stock Report (Beli-Template.com)
—–
Salam Romailprincipe
Silahkan pembaca untuk komentar di bawah tulisan ini atau share via email ke romailprincipe2012@gmail.com. Silahkan juga Follow blog ini dengan mendaftarkan email di sidebar blog ini
salam blogger..
gan.ane dah pasang link blog Dengan nama “Romailprincipe Menulis” gan silah kan di cek..
http://ironehtc.blogspot.com/
pasang link ane juga yah gan..
tenk’s atas kerja sama nya..
di tunggu kabar nya gan..
SukaSuka
tul tuch gan, pengalaman ane kerja sampai saat ini di logistic ntu kartu stok emang sangat membantu keakuratan stok sekaligus sbg alat kontrol yg ampuh thd keluar masuk barang, jadi kalo ada ketimpangan di ADM penginputan data kejanggalannya segera terendus….. muantap gan tulisannya
Nice postingan, saya lagi cari referensi untuk modul logistik dan menemukan blog anda. Sangat membantu sekali. Trims For Share
SukaSuka
Ping balik: (Akhirnya) Mulai Bekerja Lagi Serie-2 « Romailprincipe Menulis
Ping balik: Delapan bulan setelah 100.000 hits « Romailprincipe Menulis
Makasih infonya. kebetulan saya juga pegang gudang di kantor.
Ada pertanyaan sedikit, saya harap bisa membantu, karena saya masih newbie di dunia pergudangan, dan kantor tempat saya bekerja pun masih dalam tahap berkembang.
Apakah kartu stok wajib untuk semua jenis gudang, atau hanya untuk gudang yang barang-barangnya itu2 saja (repeat order)?
Bagaimana dengan kondisi seperti di perusahaan tempat saya bekerja, yaitu perusahaan distributor, di mana pembelian barang berdasarkan order. Kalaupun ada stok hanya sedikit saja. Jadi, gudang berfungsi kebanyakan hanya utk tempat transit, paling menginap 1 – 2 hari atau paling lama seminggu, kemudian dikirim langsung ke customer. Dan barang yang diorder pun variatif, artinya sering ada item baru.
Nah, kendalanya akan sangat tidak efektif apabila setiap barang yang masuk dibuatkan Kartu Stok. Item yang begitu banyak dan cepatnya masuk-keluar gudang.
Mohon pencerahannya ya pak… 😀
SukaSuka
sudah ad blsan lum ya? mslh ya sm sprt tempat saya kerja..
SukaSuka
terima kasih banyak atas infonya..untuk lebih lanjut apa bisa saya mendapatkan sofware tentang pergudangan dan beserta modul-modul tentang panduan tentang pergudangan…karna saya baru di dunia pergudangan…mohon bantuan…terima kasih
sama saya juga pa mau software dan modul2 tentang panduan pergudangan. mohon bantuannya pa. terima kasih
Thx atas infonya.. untuk lebih lanjut apakah ada peraturan yang menyebutkan kalau setiap gudang harus mempunyai kartu stock.. mohon bantuannya kalau ada peraturannya itu sangat membantu saya.
Salam
sblm mohon bantuannya..
saya bekerja d perusahan kontraktor d bdg pipa, dmn material yg dgunakan dstock terlebih dahulu.. sehingga membuat stock material menjadi banyak terdiri jenis barang dan ukurannya.. saya mau sharing gimana membuat penomoran yg baik utk material yang terus bertambah jenis dan ukurannya?
sblmnya thanks
saya membuka toko kelontong yg sedang berkembang, karena persediaan barang dagangan sudah amat sangat banyak dan rata-rata barang adalah barang yang berkadarluarsa sy jadi kewalahan dlm pengelolaan barang dagangan. sy sulit tracking “arus keluar masuk barang” dan data barang2 yg sudah kadarluarsa dan harus segera di ganti krn itemnya sudah terlampau banyak. Ada gak software atau format excell utk kartu/data stock barang dagangan yg bisa meng-cover masalah2 tersebut? Klo ada bisa di bagi?
makasih infonya, saya kerja di bagian inventaris barang di sekolah, yang saya mau tanyakan bagaimana untuk mendisiplinkan karyawan yang terkadang susah untuk mengikuti prosedur yang ada apakah perlu di buat seperti surat keluar barang karena selama ini pakai buku permintaan barang mohon di balas ya lewat email saya…
sebelumnya thanks
SukaSuka
MANA EMAINYA GAN ?
mohon untuk menimba ilmu nya..
Thx
SukaSuka
ass……sy krj dirmh skt, logistik sebelumnya belum ada unit logistik, dan mulai ada pd saat saya pertama kali dipindah dibagian logistik….sy kurang bgitu paham menguasai logistik non medis….sy mohon ats pertolongan bpk/ibu untuk membantu sy dibidang logistik non medis…sebelumnya sy ucapkan byk trima ksh
Gan…mau nanya nih…perusahaan saya bergerak dibidang consumer pack , yang memiliki berbagai macam jenis macam packaging material..nah yang menjadi pertanyaan saya adlah apakah penggunaan kartu stock ini dibuat rangkap dua untuk satu item barang..satu diletakkan di palet dan satu lagi untuk bagian admin..mohon..jawabannya terimakasih….
artikel yg bagus dan sngt bermanfaat
SukaSuka
gimana dengan toko bahan bangunan yg item brngnya sangat bnyk???
apakah kartu stocknya sama??thanks infonya
saya dapat tugas tambahan untuk mengurus logistik site, tapi saya masih baru. Bolehkah saya mendapatkan contoh2 dan software dasar2 pergudangan? Thanks
mohon bantuannya, sya bekerja dalam sebuah viila dibagian store, bisa gak saya dikirimkan program kartu stok untuk gudang, terimakasih seblemnya, email saya : kdardika@yahoo.com atau kd.ardika@gmail.com
SukaSuka
mau nanya gan, terus gmana penerapannya yg tepat ya utk sbh usaha percetakan di mana stok manual buku kan tdak mungkn dihitung satu persatu, sedangkan faktor human error kemungkinannya, gimana caranya agar data yang masuk serta yang keluar bisa sama antara keadaan lapangan dg yang di data program… tq gan buat jwabannya
Saya juga mau pak softwarex
Sangat lengkap artikelnya mengenai pergudangan, cukup menambah pengetahuan dan sangat berguna buat pekerjaan saya, tx
jasa pindahan rumah
SukaSuka
kang, saya baru bekerja di bagian gudang wisata penginapan dan kuliner, kira – kira SOP yg pas gmn ya? kalau ada dan berkenan sy minta program tentang gudang,, trimakasih
Ping balik: Kartu Stock dalam suatu Warehouse/Pergudangan « Try to writing…
kartu stok /bincard memang penting. 10 tahun saya megang warehouse, jika ada selisih langsung bisa dilacak secara manual kemana barang itu pergi nya ke customer. syaratnya, setiap kali ada pergerakan barang, langsung di lakukan update bincard hari itu juga, agar tidak lupa di esoknya. mudah-mudahan bermanfaat
saya ingin belajar lbh banyak dari apa yang ada di sini
SukaSuka
tolong info saya ttg software nya
SukaSuka
untuk membuat kartu stock apa2 aja yg di bisa dibuat endan sebagai identifikasi nya… karena saya lagi nyiapin manajemen gudang mulai dari nol… dan tulisan2 agan sangat mmbantu sekali… terima kasih
sama saya juga mau software dan modul2 tentang panduan pergudangan. mohon bantuannya . terima kasih
Dear Blog Owner,
Tulisan artikel-artikel di blog ini sangat bagus dan valuable, membantu para pembaca untuk belajar tentang warehouse management dan supply chan.
Terima kasih banyak telah menyediakan sample-sample excel ttg administrasi pengelolaan gudang.
Saya indin men-download file “EXAM” itu, namun saya klik disitu kok tidak ada muncul link down load nya ya? Mohon bantuannya, agar saya bisa mendapatkan file tersebut
Terima kasih atas perhatiannya
Best Regards,
Budiyanto, Eko
Email : ekbudiyanto@gmail.com
Pak apakah kartu stok dan kartu persediaan itu sama?
trima kasih pak..
bagaimana cara saya bisa mendapatkan program kartu stok yg no.2 tersebut
SukaSuka
misal enda sm kartu stok gmn pak ? trima kasih pak
SukaSuka
tolong email bos, muntariz90@gmail.com
thnkz
SukaSuka
terima kasih banyak atas infonya..untuk lebih lanjut apa bisa saya mendapatkan sofware tentang pergudangan dan beserta modul-modul tentang panduan tentang pergudangan…karna saya baru di dunia pergudangan…mohon bantuan…terima kasih
apa kartu stock tiap tahun harus di ganti atau di teruskan saja pak? terima kasih sebelumnya
Thank’s telah berbagi ilmunya sangat berguna tuk saya.
Untuk memiliki traceability dalam format kartu stock seperti tampilan pada artikel membutuhkan dukungan aplikasi sistem manajemen gudang seperti pada tulisan https://romailprincipe.wordpress.com/2011/11/27/sistem-manajemen-gudang-wms/ , jika anda membutuhkan aplikasi Warehouse Management System dengan harga yang kompetitif silahkan email ke romailprincipe2012@gmail.com
SukaSuka
Pak… saya masih baru di pergudangan.. saya administrasi logsitik di perusahaan swasta. saya mengadministrasikan buku2 fasilitas siswa ke cabang2 perusahaan tempat saya bekerja. mohon panduannya pak.. kira2 modul apa yang cocok buat pekerjaan saya juga bisa minta software yang berhubungan dengan pekerjaan saya ini … terimakasih sebelumnya pak