Kartu stock sebagai dokumen kendali persediaan

Cukup lama saya tidak menulis artikel logistik, sampai hari kemarin “tergelitik” melihat angka kehilangan barang yang cukup besar. Saya langsung terpikir untuk menuliskan artikel “Kartu stock sebagai dokumen kendali persediaan” yang sejatinya saya ambil dari sedikit pengalaman bekerja di dunia logistik

Kartu stock

Prinsip kartu stock adalah pencatatan pergerakan transaksi keluar masuk satu item yang mengidentifikasi tipe transaksi (masuk dari supplier, masuk dari retur outlet, keluar ke outlet, keluar disposal / rusak, keluar untuk pemakaian tertentu, dll) lengkap dengan jam transaksi, jumlah barang, keterangan tujuan / asal barang.

Kartu stock menjadi penting sebagai dokumentasi persediaan yang menjadikan pekerja / karyawan dapat memonitor setiap item yang terdapat pada sebuah gudang. Pencatatan kartu stock sejauh yang saya kenal sangat efektif untuk melacak terjadinya “kejanggalan” persediaan yang terjadi karena kelalaian karyawan atau kesalahan sistem.

Idealnya kartus stock di “create” / terekam secara otomatis ketika ada transaksi keluar masuk satu item pada gudang. Layaknya prinsip buku tabungan, setiap ada pengambilan, pembayaran, tabungan, maka saldo tabungan langsung berkurang/bertambah secara otomatis (sedapat mungkin tercatat secara “real time”). Hal ini harus didukung adanya sistem yang terinstal pada sistem pergudangan. Jika tidak melalui sistem maka pilihan yang ada tentunya dilakukan secara manual, baik pencatatan di kertas maupun diinput dalam program terpisah seperti Microsoft Excel. Opsi manual ini sangat rentan oleh kesalahan karyawab yang melakukan pencatatan, terlebih jika item yang harus dicatat kartu stock cukup banyak.

Bagaimana kartu stock melacak barang

Saya pernah menyaksikan kartu stock mampu “menyelamatkan” kehilangan barang dagangan. Kasusnya ketika itu adalah ada satu item yang datang dengan kemasan baru (sebelumnya isi 10 diganti ke isi 12). Data pengambilan oleh helper menunjukkan angka 20 pcs, namun helper (karena faktor kebiasaan) mengambil sebanyak 2 case (yang seharusnya 2 x 10 = 20 pcs pada kemasan lama). Tetapi yang terjadi justru helper melakukan pengambilan 2 x 12 = 24 pcs, yang berarti terjadi kelebihan 4 pcs. Sepintas kesalahan terjadi oleh karena kelalaian helper, tetapi untuk menyelesaikan masalah tersebut maka staf gudang mendata seluruh outlet yang terindikasi kelebihan pengiriman dan berkomunikasi dengan seluruh outlet. Akhirnya potensi kehilangan barang dapat terselesaikan dengan membuatkan pengiriman secara data tanpa melakukan proses fisik (karena fisik sudah terkirim lebih sebelumnya).

Pelacakan ini dilakukan melalui data pada kartu stock. Outlet yang dikirim setelah penerimaan barang dengan jumlah kemasan yang berbeda terdata pada kartu stock. Selanjutnya tinggal melihat saldo sebelum penerimaan dan dengan asumsi FIFO berjalan baik, maka data outlet yang terkirim lebih jelas terpampang pada kartu stock.

Contoh kartu stock

Kartu Stock Manual

Contoh kartu stock manual seperti gambar di samping mengharuskan pekerja untuk menuliskan setiap transaksi yang terjadi. Secara singkat ada kolom tanggal, Nomer dokumen, Diterima dari / Keluar ke, Quantity Masuk, Quantity Keluar, Sisa. Kartu stock seperti ini memerlukan perhatian khusus oleh bagian administrasi gudang untuk terus mengupdate pencatatan kartu stock. Hal ini rentan terhadap terjadinya kesalahan / kesalahan yang diakibatkan ketidaktelitian oleh karyawan (human error), sehingga proses pencatatan tidak berlangsung dengan baik.

Contoh kartu stock di atas adalah contoh tampilan program yang saya ambil dari thread kaskus berikut. Prinsipnya pencatatan kartu stock setiap SKU terjadi secara otomatis jika ada penerimaan / pengeluaran barang. Penerimaan barang dari supplier biasanya akan menambahkan stock dan tercatat di kartu stock secara otomatis jika sudah diinput oleh admin gudang sedangkan pengeluaran akan tercatat di kartu stock saat surat pengiriman / surat jalan / nota kirim ke outlet tertentu dibuat oleh administrasi gudang.

Kartu stock mencegah permainan oknum gudang

Tidak dapat dipungkiri jika di dalam gudang selalu ada “tikus-tikus” yang bermain dengan melakukan manipulasi terhadap data dan fisik barang. Sebagai contoh oknum petugas administrasi yang melakukan “key in” penerimaan barang dari supplier namun secara riil tidak menerima fisik barang. Atau contoh kasus lain, melakukan “key in” pengeluaran barang lebih sedikit dibandingkan fisik, melakukan revisi terhadap transaksi, dan sejumlah trick manipulasi lainnya. Dalam sistem yang terkomputerisasi, kartu stock akan merekam semua transaksi sehingga historical suatu item dapat diketahui.

Kartu stock ini menyimpan historical transaksi pada satu item, namun bagi para pekerja yang bertanggung jawab terhadap akurasi stock, kartu stock memiliki fungsi yang sangat penting yaitu sebagai dokumen kendali untuk melakukan pelacakan terhadap pergerakan barang. Kartu stock dapat diaudit dan dibandingkan dengan dokumen penerimaan/pengeluaran (yang di file oleh administrasi) untuk mencegah “manipulasi” oknum-oknum pekerja gudang.

Nah, fungsi kartu stock yang demikian penting tentunya membuat semua gudang / pusat distribusi tentunya mau menerapkan kartu stock dalam sistem pencatatan administrasi. Pemilihan pencatatan manual dan otomatis tentunya sangat dipengaruhi oleh jumlah item, pergerakan barang, volume barang, modal, jumlah pekerja, dan lainnya.

—–

Download File (Editable) untuk SOP Warehouse dan Logistik (Beli-Template.com)

Download File Excel (Editable) untuk Stock Report (Beli-Template.com)

—–

Salam Romailprincipe

Silahkan pembaca untuk komentar di bawah tulisan ini atau share via email ke romailprincipe2012@gmail.com. Silahkan juga Follow blog ini dengan mendaftarkan email di sidebar blog ini 

Daftar Tulisan Romailprincipe bisa dilihat di sini

Download Sample Template Excel atau Portfolio