Sistem Operasional Gudang


Dalam tulisan Sistem Manajemen Gudang, Sistem Administrasi Gudang dan Sistem Penerimaan Barang telah dijelaskan beberapa alur kerja gudang. Pada tulisan ini sedikit saya mau merangkum apa yang saya baca dari literatur dan internet serta apa yang saya alami sebagai orang yang bekerja ‘dekat’ dengan ranah logistik. Tidak terlalu mendetail karena berupa rekaman-rekaman singkat mengenai operasional gudang.

Operasional gudang yang saya maksudkan di sini adalah kelanjutan dari pergerakan fisik barang setelah barang itu diterima dari pemanufaktur atau pemasok. Barang akan diletakkan pada gudang sesuai dengan sarana yang dimiliki. Sarana bisa berupa rak dan pallet atau pallet saja, bahkan ekstrimnya barang bisa diletakkan begitu saja di lantai, tentunya hal ini sesuai kebutuhan serta tergantung seberapa besarnya modal yang dimiliki perusahaan.

Setelah barang diletakkan pada posisi tertentu, maka akan ada saatnya barang tersebut akan dikeluarkan sesuai kebutuhan perusahaan atau berdasarkan adanya permintaan terhadap barang yang disimpan. Proses peletakkan barang dari penerimaan serta proses pengeluaran barang saat ini telah banyak memakai teknologi komputer. Misalkan saja proses pick to light, Scanner, Barcode, RFID, Handheld, Optical character recognition. serta masih banyak proses lainnya.

Operasional gudang menurut saya meliputi beberapa lingkup pekerjaan berikut :

  1. Penanganan/Handling barang baik dan barang rusak
  2. Penghitungan stock (Stock Opname)
  3. Pengepakan barang
  4. Pengawasan operasional pekerja
  5. Perpindahan barang dari satu lokasi ke lokasi lain
  6. dll..

Barang yang telah diterima akan masuk sebagai stock gudang, dan menjadi tanggung jawab kepala gudang. Selanjutnya selain jumlah barang, penanganan yang baik juga merupakan hal yang penting. Seberapa banyak gudang anda memiliki barang rusak yang diakibatkan kesalahan handling? Handling barang sangat ditentukan volume, karakteristik barang serta perlengkapan yang dipakai (pallet, hand pallet, forklift, conveyor, dll).

Besarnya produk rusak atau cacat tentunya membuat produktivitas rendah, konsep Lean Manufacturing yang dikombinasikan dengan Six Sigma yang terlahir pada konsep lean sigma bisa dipelajari oleh kepala gudang atau manajer gudang untuk mengetahui sistem atau konsep untuk mengurangi produk cacat/rusak. Jumlah pekerja gudang yang banyak dan berkualitas seadanya menjadi batasan bagi kepala gudang untuk mengawasi secara efektif, untuk itu perlu adanya personil-personil di bawah kepala gudang untuk mengawasi pekerja-perkerja dan memastikan operasional gudang berjalan dengan baik.

Selisih dari perhitungan stock merupakan kelalaian dari pekerja gudang, namun menghilangkan selisih stock dalam satu tahapan pelayanan stock dalam volume besar juga sangat sulit diterapkan. Pada beberapa bagian ada budget toleransi terhadapa hal tersebut, meskipun sebenarnya hal ini bukan merupakan pembenaran terhadap kelalaian pekerja.

Bagaimana dengan operasional gudang anda? Silahkan jika ada yang ingin berbagi ilmu mengenai operasional gudang memberi komentar atau tanggapan, atau jika ingin turut berkontribusi menulis tentang logistik di blog ini juga saya persilahkan, semuanya untuk dipakai dan dipelajari bersama.

Salam Romailprincipe

Silahkan pembaca untuk komentar di bawah tulisan ini atau share via email ke romailprincipe2012@gmail.com. Silahkan juga Follow blog ini dengan mendaftarkan email di sidebar blog ini :)

Daftar Tulisan Romailprincipe bisa dilihat di sini

Download Sample Template Excel atau Portfolio 

56 thoughts on “Sistem Operasional Gudang

      1. Effendy

        Minta contoh format nya donk pak
        PLEANING SAYA….
        1.GUDANG RAPIH.BERSIH
        2.BARANG LOSS DAPAT TERKENDALI.
        3.ADMINISTRASI RAPIH DAN DAPAT DI ERTANGGUNG JAWABKAN DATANYA.
        4.STOK 98% UPDATE.
        TENTUNYA HAL INI MENJADI SEBUAH TANTANGAN YANG HARUS SEGERA TERWUJUD.
        SAYA MOHON BANTUAANYA.
        TOLONG BALAS VIA EMAIL YA….

        Already email🙂

        Suka

  1. Dwinanto

    saya banyak belajar lagi nih walupun sya sekarang sebagai designer disalah satu perusahaan racking storage system di indonesia

    Suka

    Balas
  2. ardi

    kalo ada bisa minta contoh format worksheet data keluar masuk barang gak boss… semacam inventory control gitu…ini saya lagi belajar manajemen logistik yang bener nih boss… trims

    Suka

    Balas
      1. romailprincipe Penulis Tulisan

        contoh form seperti buku tabungan gitu gimana?tranfer in dan transfer out, baru ada kolom keterangan dengan tipe transaksi..
        ini cara ‘metal’ juga, tapi kalo dicoba dan dikembangkan, pasti punya patron sendiri akhirnya

        Suka

    1. Budi setyo utomo

      Saya seorang kepala gudang di bagian gudang IT dan skrg merangkap di gudang equipment yaitu filing kabinet…gudang it ud berjalan dgn baik,skrg sedang menjalankan gudang equipment.tolong saran system gudang ke dua saya…trims

      Untuk diskusi in detail silahkan email saja pak ke romailprincipe2012@gmail.com

      Suka

      Balas
  3. bobby

    salam kenal, saya ingin tanya, apa utk membuat form barang masuk, keluar dll. ada format baku? bisakah kirimkan ke email saya, karna saat ini saya masih mengalami kebingungan dalam pengelolaan data gudang. terima kasih🙂

    Suka

    Balas
  4. Iseng Ngeblog

    Kalau dipikir2 emang rumit gan apalagi kalau tidak didukung sama SDM yang memadai, yang sering terjadi adalah kesalahan pekerja terutama untuk barang yang banyak tipenya.

    Suka

    Balas
  5. Tatang

    siang pak, kalo bisa saya mau minta contoh SOP gudang di perusahaan yang telah berjalan, untuk bahan riset SOP dikantor saya, tolong kirim ke email saya ya pak, terima kasih

    Perusahaan nya dimana ya?Tapi saran saya tiap perusahaan punya karakteristik unik nya sendiri-sendiri…

    Suka

    Balas
  6. charli

    pak saya bekerja di salah satu perusahan,.dan saya menjabat sebagai kepala gudang,..bisa di bilang kepala gudang dadakan,.karena sama sekali saya tidak punya pengalaman di bidang tersebut.,.
    barang yang saya tangani adalah,.ATK, perlengkapan bahan bangunan, alat2 listrik dan alat instalasi air,..saya hanya memakai program sederhana di excel,..
    saya sudah melakukan pendataan ulang di awal 2011,.tapi data 2 bulan terakhir kacau,..
    apa yag harus sayan tambahkan di administrasi barang ini supaya kedepannya tidak kembali kacau??
    terima kasih,..
    salam sukses..

    Di Cut Off saja data yang bulannya kacau dan ditangani admin khusus sampai selesai, data dimulai dari nol lagi per bulan ini. Semua kolom yang dibutuhkan harus ada, supplier-quantity-helper yang menerima-jam masuk-tanggal masuk-tanggal dan jam keluar-dll… Disiplin input dan ada bukti laporan harian. mungkin itu yang pernah saya alami🙂

    Suka

    Balas
  7. Ping balik: Sistem Manajemen Persediaan Gudang « Romailprincipe Menulis

  8. SUHERMAN WIJAYA

    SALAM HANGAT
    GUDANG SAYA SUDAH 3 BULAN TIDAK ADA KEPALA GUDANGNYA DAN SEKARANG SAYA MASUK DALAM KEADAAN YANG BOLEH DI BILANG KACAU.
    APALAGI GUDANG SAYA GUDANG BAHAN BAKU YANG SETIAP SAAT MELAYANI PRODUKSI…
    PERGERAKAN BARANG KELUAR YAN SANGAT CEPAT MMBUAT BARANG LOSS SEMKIN TINGGI.
    PERUSAHAAN YANG BERGERAK DI BIDANG PEWARNA.TENTUNYA BHAN BAKU SANGAT BERMACM MACAM.
    PLEANING SAYA….
    1.GUDANG RAPIH.BERSIH
    2.BARANG LOSS DAPAT TERKENDALI.
    3.ADMINISTRASI RAPIH DAN DAPAT DI ERTANGGUNG JAWABKAN DATANYA.
    4.STOK 98% UPDATE.
    TENTUNYA HAL INI MENJADI SEBUAH TANTANGAN YANG HARUS SEGERA TERWUJUD.
    SAYA MOHON BANTUAANYA.
    TOLONG BALAS VIA EMAIL YA….

    Ok saya reply via email, kebetulan saya senang berkonsultasi🙂

    Suka

    Balas
  9. Sugih Arto

    Mohon bantuannya untuk management,inventory stock dan contoh kartu stock,laporan bulanan,stock opname dan contoh kartunya pada suatu perusahaan DISTRIBUTOR,bagi seorang kepala gudang.Mohon direply via email.Sebelum dan sesudahnya saya ucapkan terimakasih.

    Okay🙂

    Suka

    Balas
    1. agung h

      Salam semuanya
      Mohon bantuannya untuk manajemen, stock, stock opname, laporan dll mengenai gudang untuk gudang sparepart di kontraktor pertambangan..
      Mohon untuk di reply via email
      Terima kasih sebelumnya

      Hi mas Agung, saya reply via email ya😀

      Suka

      Balas
    2. Sion

      Blog yang menarik dan berguna apalagi utk org yg awam thd operasi gudang dan inventory spt saya.
      Kalau boleh, sy mau minta jg bahan utk manajemen, utk menentukan buffer stock, stock opname, laporan bulanan, dan bahan pendukungnya utk gudang baru distributor bhn bangunan. Supaya mulai dgn cara yg tepat.
      Terima kasih sebelumnya

      Boleh saja , saya coba kontak via email ya

      Suka

      Balas
  10. riza

    Mas, kita punya gudang 150m2 di Surabaya timur dan rencana segera kita pasarkan dlm waktu dekat. Masalahnya kita sangat awam dg dunia pergudangan, mulai operasional, manjemen, tariff, dll. Ceritanya dpt gudang mendadak lah! Tolong advise step awalnya aja mas. Thanks. Riza

    Mas Riza, thanks sudah mampir. Saya reply via email dan bisa langsung konsultasi untuk costing dan tukar pikiran tentang gudang .. Thanks

    Suka

    Balas
  11. yusup

    Mohon bantuannya untuk management,inventory stock dan contoh kartu stock,laporan bulanan,stock opname dan contoh kartunya pada suatu perusahaan service pertambangan coal, oil, and gas bagi seorang kepala gudang.Mohon direply via email.Sebelum dan sesudahnya saya ucapkan terimakasih.

    Saya reply via email🙂

    Suka

    Balas
  12. Wahyu

    Dear. Mr. Romail

    Salam Hangat

    Mohon bantuannya untuk management,inventory stock dan contoh kartu stock,laporan bulanan,stock opname dan contoh kartunya dalam bentuk yg sederhana (excel) saya bekerja di perusahaan yg bergerak di bidang kimia, khusunya dalam pebuatan pestisida & pupuk.

    Tks B 4

    Suka

    Balas
  13. hendra gredi

    sy ADM gudand di salah satu prusahaan kredit elektronik&purniture.sistimnya masih manual,bgamana cara tehnik manejmennya agar ADM cara kerja rapi data akurat dgn sistimnya cpat dn praktis???

    Suka

    Balas
  14. bowo

    gan, tolong dibantu mengenai sistem atau cara kerja yg baik member gudang. kami bergerak dibidang logistik spare part

    Kontak via email ya🙂

    Suka

    Balas
  15. nugroho

    halo mas..saya awalnya stock keeper inventory control officer di perusahaan saya bekerja kalo untuk itungan forecast promo stock, parstock dll lain2 saya bisa dan sekarang saya menjadi ass manajer dadakan untuk mengatur di warehouse ini setelah manajer sebelumnya resign. mohon solusinya bagaimana cara untuk menjalan sistem pergudangannya karna saya belum mahir dalam manajemin ini …mas tolong email ke saya ya..atau kita bisa ketemuan dimana..

    Sudah saya reply via email🙂 Silahkan jika ingin bertemu,

    Suka

    Balas
  16. anton

    Mohon Dikirim Format nya Pak
    1.GUDANG RAPIH.BERSIH
    2.BARANG LOSS DAPAT TERKENDALI.
    3.ADMINISTRASI RAPIH DAN DAPAT DI ERTANGGUNG JAWABKAN DATANYA.
    4.STOK 98% UPDATE.
    TENTUNYA HAL INI MENJADI SEBUAH TANTANGAN YANG HARUS SEGERA TERWUJUD.

    Mohon Bantuanya pak

    terima kasih

    Suka

    Balas
  17. Hendra R.P

    Artikelnya bagus dan bermanfaat mas,

    mas mau tanya jika yang kita tangani permasalahan di gudang hanya menyangkut masalah :
    – proses transaksi barang masuk & proses transaksi barang keluar
    (tapi transaksi ini berbeda pada umumnya karena penerimaan barang dari supplier harus melalui pengecekan oleh bagian pembelian, setelah itu baru diberikan ke bagian gudang. Begitu juga saat pengeluaran barang dari gudang diberikan ke bagian penjualan dulu.)
    – pencatatan barang yg masih dilakukan secara manual
    – penempatan & pengambilan barang di gudang

    1) Dari ketika masalah tersebut pertanyaaan saya jika saya membuat laporan tugas saya dengan judul “Aplikasi Inventory Control pada Gudang PT. XXX” apakah sudah tepat?
    ataukah harus berubah menjadi “Sistem Manajemen Gudang”?
    atau “Sistem Administrasi Gudang”?

    2) penggunaan kata Sistem Informasi atau Sistem Manajemen apakah berbeda dengan aplikasi?

    3) Apakah Stock Opname atau pengecekan data barang dengan barang secara fisik harus ada jika kita ingin membuat sebuah sistem pada gudang?

    Mohon bantuan pencerahaannya..
    Tolong Dibalas via email saja mas..

    Terima Kasih.

    Suka

    Balas
  18. Suminto

    Salam kenal …
    Pak, Saya mau tanya; siapa saja yang harus membubuhkan approval/tandatangan pada form laporan hasil stock opname ? dan format kolomnya apakah terdiri dari : item barang, qty actual, qty di system/komputer/data, selisih dan kolom keterangan. Apakah laporan akhir dari audit stock adalah laporan hasil stock opname tersebut.
    Terima kasih Pak sebelumnya dan mohon dibalas via email Saya Pak.

    Seharusnya sih warehouse manager yang menandatangani nya, namun pada praktiknya sering kali diturunkan ke supervisor/as.mgr nya. format kolom nya customize pak, seperti yang bapak sampaikan juga sudah ok🙂

    Suka

    Balas
  19. Devina

    gimana cara menghilangkan selisih fisik dengan sistem ya ? kasian org gudang, barang hilang sll aja ada dan jadi beban mereka .. pdhl blm tentu mereka yang salah >.<

    Perlu dianalisa penyebab-penyebab kehilangan barang dari. tools nya bisa Fishbone dikombinasikan dengan Pareto. Kalau dikontrol harian semestinya barang hilang nya menurun…

    Suka

    Balas
  20. rudi

    Salam Hangat,
    Baru-baru ini saya baru ditugaskan oleh Bos Gede untuk menjadi kepala gudang dan diharuskan membuat SOP Gudang. Perlu diketahui gudang perusahaan saya masih berantakan & kacau balau operasional hariannya mengakibatkan kerugian perusahaan. Mohon untuk bantuannya membuat SOP gudang perusahaan yang bergerak di Consumer Product seperti tepung, bumbu dapur dan semacamnya. (jika dalam 6 bulan saya tidak bisa membuat & implementasikan maka kontrak saya berakhir).
    Terima kasih Pak.

    Pak, silahkan kirim kebutuhannya ke romailprincipe2012@gmail.com , terima kasih

    Suka

    Balas
  21. Hendy

    Salam hangat,

    Wah Blog ini bener2 sedikit membuka mata saya tentang pekerjaan dibidang logistic, dan kebetulan saya baru saja mendapatkan tawaran kerja sebagai Staff Logistic di sebuah perusahaan fishery industries. Namun, saya sama sekali tidak memiliki pengalaman dibidang logistic, terakhir saya berkerja di GA dept. Apakah admin bisa memberikan saya gambaran awam apa saja jobdesk seorang staff logistic?

    Terima kasih🙂

    Suka

    Balas
  22. budi

    jangan lupa juga untuk lakukan Audit internal ( audit In – out barang) perhari .. untuk meminimalisir terjadi kesalahan saat pengeluaran ( salah pengambilan fisik saat Out, salah lokasi, peletakan Parts – in ) dan meminimalisir Differen pada stock..

    Suka

    Balas
  23. Anonim

    gan, ane mau tanya kelemahan apa saja yang dapat menyebabkan fraud pada bagian gudang atau fraud apa saja yg terjadi pada bagian gudang. (gudang makanan dan minuman)

    Fraud kalau yang kecil-kecil mungkin tidak usah ditanya yah, yang susah yang TSM (Terstruktur, Sistematis dan Masif) .. harus ada SOP yang benar dan audit rutin

    Suka

    Balas

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s