Sistem Penerimaan Barang di Gudang


Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di gudang. Penerimaan barang dari pemasok atau rekanan memang kelihatan mudah, namun bila hal ini tidak memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas. Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang :
1. Bukti pesanan barang dari Gudang (untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi tepat)
2. Bukti Tanda Barang diterima (untuk penagihan)
3. Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang
4. Cek Expired Date dan Kondisi Barang
5. Memasukkan Barang ke Penyimpanan

Berikut contoh Flow chart Receiving :

Bukti Pemesanan (Purchase Order)
Ketika satu pihak memesan sejumlah barang ke pemasok, maka dia akan mengirimkan PO ke pemasok. Barang sesuai jumlah PO ini nantinya akan dibawa ke Gudang tempat yang disiapkan oleh si pemesan. Tim Gudang tentunya tidak selalu tahu jenis barang apa yang dipesan, oleh sebab itu tim Gudang perlu memastikan kesesuaian PO dengan fisik barang yang ada. Setelah PO diperiksa dan sesuai dengan seluruh item yang dibawa, maka selanjutnya dibuat Bukti Tanda terima Barang.

Bukti Tanda Terima Barang
Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan dengan penagihan uang. Bukti Tanda Terima barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih ke pemesan barang. Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli dan ada tanda-tanda yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang menjamin keaslian dokumen ini.

Operasional
Aktifitas operasional adalah bongkar barang, cek expired, cek kesesuaian pesanan serta memasukkan barang ke penyimpanan. Aktifitas operasional ini merupakan salah satu critical point, mengapa? Berikut beebrapa alasan versi saya :
1. Bongkar muat barang yang dilakukan oleh kuli bongkar rawan membuat rusak barang atau resiko kehilangan barang karena dicuri.
2. Cek kesesuaian barang dengan PO dan Expired date barang dilakukan oleh staff penerimaan barang yang biasanya memiliki sejumlah alasan untuk tidak melakukan aktifitas ini dengan sejumlah alasan seperti : supaya cepat, sudah kenal dengan pemasok, disiplin melakukan sistem, dll. Intinya di poin 1 dan 2 kritis dikarenakan Faktor Sumber Daya Manusia.

Penerimaan Barang di gudang ‘rawan’ permainan dengan pihak supplier. Staff penerimaan tanpa diketahui oleh pemesan dapat melakukan deal-deal khusus yang merugikan pemesan dan menguntungkan pemasok. Jadi kontrol yang ketat terhadap personil penerimaan cukup penting, hal seperti melakukan rotasi pekerjaan rutin serta bekerja dalam jumlah kecil serta pembatasan wewenang adalah hal-hal praktis yang bisa dilakukan.

Salam Romailprincipe

Silahkan pembaca untuk komentar di bawah tulisan ini atau share via email ke romailprincipe2012@gmail.com. Silahkan juga Follow blog ini dengan mendaftarkan email di sidebar blog ini :)

Daftar Tulisan Romailprincipe bisa dilihat di sini

Download Sample Template Excel atau Portfolio 

22 thoughts on “Sistem Penerimaan Barang di Gudang

  1. akbar

    Thx banget, informasi yang sangat bermanfaat..
    sy mw mencoba melamar di bagian staff gudang ..
    so saya harus mengerti sistem kerja gudang..
    ini benar-benar sangat bermanfaat..

    Suka

    Balas
    1. romailprincipe Penulis Tulisan

      Waduh, susah..baru mengenal dari mas hoky tentang QPL ini. Searching hanya menghasilkan pengertian general. Jadi gak berani jawab deh mas hoky. kalau ada referensi tentang ini tolong dikabari mas ya (malah balik nanya🙂 ), buat tambah2 knowledge.
      Mungkin semacam flowchart dasar logika program dalam receive barang di gudang?

      Suka

      Balas
  2. BEN...

    maap pak klo bisa saya minta untuk flow chart receiving dalam bahasa indonesia karena saya hanyasebagian mengerti dan tambahan untuk stiap singkatan mohon dilampirkan definisinya..

    terimakasih

    Suka

    Balas
  3. aden

    ni situs bagus banget, ilmu memang harus di amalkan.amal=pahala=surga. kalau aa kawan yang mau berbagi lagi, aku minta dong di gambarin TABLE penerimaan dan pengeluaran barang di logitik.contoh table maksudnya

    Suka

    Balas
  4. ferdi

    saya baru bekerja sebagai staff gudang mulai besok dan saya sangat terbantu sekali dengan posting2 dari blog ini untuk menambah wawasan saya. Mohon untuk terus di-update dan terima kasih atas share ilmu pergudangannya. Jika bapak ada suggestion ttg dimana saya bisa cari bahan2 lain di blog atau internet, saya berterima kasih sekali.

    Sukses selalu

    Suka

    Balas
  5. romailprincipe Penulis Tulisan

    @Ben : Waduh..kadang saya gak ngerti juga arti flowchart nya..sebenarnya itu secara bentuk berbeda-beda..yang penting prinsip nya disesuaikan dengan bisnis anda
    @Aden : amal dan pahala saya gak berarti, jika ditimbang kalah sama dosa saya..hehe..table contohnya mirip buku tabungan, debet kredit saldo
    @Ferdi : sukses untuk jadi staff nya..saya akan update lagi beberapa hal tentang gudang..ada ide tentang apa?

    salam romailprincipe

    Suka

    Balas
  6. agunk

    aq gak ngerti blas tentang administrasi gudang….tapi besok senin sdh langsung di suruhkerja wlo masih Satutus OJT….aq harus banyak belajar di amin gudang spy hasil kerjaan bs maksimal

    Suka

    Balas
  7. Ping balik: Sistem Operasional Gudang « Romailprincipe Menulis

  8. Ping balik: Sistem Operasional Gudang | Romailprincipe.com

  9. Ping balik: Delapan bulan setelah 100.000 hits « Romailprincipe Menulis

  10. Ping balik: Sistem Manajemen Persediaan Gudang « Romailprincipe Menulis

  11. ica

    dalam sistem penerimaan gudang kan ada tuh yg istilahnya “key performance indikator”
    itu mksudnya apa ya??
    thanks atas bantuannya…🙂

    Suka

    Balas

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s