Sistem Administrasi Gudang


Administrasi Gudang

Administrasi menurut saya merupakan sutradara dibalik segala operasional Gudang. Administrasi (atau lebih kompleksnya adalah Sistem Administrasi Gudang) mengurus data-data gudang seperti data pemesanan barang, data persediaan, data pengeluaran barang, data permintaan, bahkan sampai peramalan permintaan. Oleh karena itu, ibarat sebuah film maka Administrasi adalah penulis skenario yang menentukan jalan ceritanya. Mengingat sistem begitu kompleks, diperlukan software yang menangani semuanya secara terintegrasi. Jika pada lingkup administrasi tidak ditangani dengan baik, maka yang kena getahnya adalah operasional di lapangan.

Software yang mengatur transaksi gudang ini lebih baik bisa dieksekusi dalam keadaan real time, jadi seperti sistem informasi Bank. Semisal ambil uang Rp 200.000 di ATM, maka Bank langsung secara real time mengurangi saldo. Nah, kira-kira seperti itu yang software yang dibutuhkan di gudang. Tetapi saya sendiri gak begitu menguasai tentang software seperti ini, yang saya paham hanya sedikit alur administrasi gudang.

Data pemesanan barang
Sebuah gudang menyimpan barang-barang tertentu dan mengeluarkan dalam jumlah tertentu. Misalkan pengeluaran adalah x maka penyimpanan bisa saja x atau x + y , dimana y adalah buffer stock, Tingkat buffer diperlukan di Indonesia, mengingat kontinuitas suplai yang tidak terjamin oleh pemasok, padahal teori mengatakan zero stock adalah hal yang baik, tetapi itu beresiko tinggi terhadap potential loss sales dari perusahaan.

Pemesanan dilakukan administrasi berdasarkan kebutuhan pengeluaran. Kebutuhan pengeluaran diramalkan terlebih dahulu melalui data historis ataupun diestimasi. Pemesanan dilakukan kepada pemasok dengan perjanjian waktu bayar (term of payment(TOP)), dimana TOP nantinya diusahakan angkanya lebih besar daripada DSI (Day Sales Inventory) atau waktu barang tersimpan dampai menjadi uang. Misalkan jika perusahaan berhasil menjual dalam waktu 3 hari dan TOP adalah 6 hari, maka perusahan untung, karena sudah berhasil menjual 2 kali tetapi baru membayar sebanyak 1 kali.
Administrasi banyak berkaitan dengan pemasok. Perjanjian produk yang returnable juga menguntungkan perusahaan dibandingkan sistem beli putus.

Perjanijian ini bahkan bisa sebegitu ketat, semisal satu peritel luar negeri yang tersangkut kasus di KPPU, salah satunya karena diduga mengadakan perjanjian pada pemasok supaya harga yang masuk ke ritel tersebut harus lebih murah dibanding ritel mana saja yang memesan barang sama dengan pemasok. Ini merupakan bentuk praktek monopoli.
Hubungan erat pihak administrasi juga dijalankan dalam rangka menjalin supplier relationship management. Banyak faktor yang mempengaruhi supplier relationship management dan itu banyak menyangkut etika bisnis.

Data Inventory
Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang, sehingga pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan adanya akurasi data. Bukti pencatatan barang keluar masuk akan mempengaruhi beberapa hal berikut :
1. Jumlah stok barang.
2. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar.
3. Dasar memesan barang.
4. Mempelajari trend sales.
Data persediaan ini menuntut akurasi data secara real time dan dapat dipertanggungjawabkan.

Administrasi yang kuat perlu dibangun melalui integrasi antara komputerisasi dan sumber daya yang menjalankannya. Sistem informasi yang berkaitan dengan database memerlukan orang-orang yang akrab dengan database.

 

Salam Romailprincipe

Silahkan pembaca untuk komentar di bawah tulisan ini atau share via email ke romailprincipe2012@gmail.com. Silahkan juga Follow blog ini dengan mendaftarkan email di sidebar blog ini :)

Daftar Tulisan Romailprincipe bisa dilihat di sini

Download Sample Template Excel atau Portfolio 

103 thoughts on “Sistem Administrasi Gudang

  1. evangozali

    Ternyata sistem administrasi gudang lumayan kompleks juga. Saya mahasiswa teknik informatika, cukup mengerti tentang software, tapi kurang mengerti tentang business process di perusahaan. Mungkin kapan-kapan kita bisa bertukar ilmu pak:)

    Suka

    Balas
    1. romailprincipe Penulis Tulisan

      Sepertinya untuk adminstrasi gudang ataupun bisnis diperlukan program database. yang lagi ngetrend sepertinya oracle, sehingga semua data tersedia pada field2 tertentu, ketika mau memakai tinggal panggil field nya..gitu kali..hihi

      Suka

      Balas
      1. rizky

        aq bekerja di salah satu contrator ME bagian logistik lg binggung masalah admin gudang, klo ada yg punya program data base untuk administrasi gudang, tolong kirimin ke emailku donk….

        Suka

  2. Irawan

    basic saya manajemen informatika, dan bekerja d bidang administrasi gudang, yang agak kompleks
    gimana caranya membuat format dlm menyederhanakan barang keluar masuk (dalam pencatatan)?

    Suka

    Balas
      1. romailprincipe Penulis Tulisan

        Sejauh yang kutahu format keluar masuk barang mirip buku tabungan. tetapi disebut kartu stock..
        Formatnya, diplomatisnya setiap perusahaan pasti punya kartu stock sendiri2, sesuai kebutuhan:)

        Suka

      2. kusnadi

        selmat pagi saya dari bandung lagi belajar admin pergudangan…tapi pengen punya sofware untuk mengatur IN dan OUT barang barang kali bapak punya….tolong dikirim ke email saya…terima kasih sblmnya..

        Suka

      3. Anonymous

        maaf mas, saya bisa minta dikirimin cara administrasi gudang gak? saya baru pertama kali jadi admin gudang distributor daging dan baru fresh graduate mas> thanks

        Suka

    1. Anonymous

      buat data stock card / bing card formatnya kolom 1= tgl 2= no srt.jaln/DN (delivery Note 3= nama barang 4= satuan 5= saldo awal 6= transaksi bagi 3 kolom (1 barang masuk ,2 keluar, sisa /stock barang) 7 keterangan . thanks Ka. Unit Operasional Logistik

      Terima kasih sudah berbagi:)

      Suka

      Balas
    2. Anonymous

      pakai ajah sistem pencatatan untuk keluar dan msuknya barang melalui komputer, dan bila perlu gunakan software tambahan agar semua data barang,exp date,stock ofname dan valuasi barang jga jadi lebih rapih.

      Suka

      Balas
  3. lucky astuti

    saya mahasiswa wearnes sistem administrasi gudang menurut saya cukup sulit juga karena prosedur ckup rumit juga sampai skarang pun saya sulit mengerti jika ada yang tau tlong dong ksh tau mungkin bisa tmbah ilmu say plies,……..

    Suka

    Balas
  4. Ti_uw

    Faiz, lalu bagaimana mengenai retur penjualan apabila dicatat pada kartu stock gudang????

    masuk debet atau kreditkah apabila langsung dilakukan inspeksi

    Suka

    Balas
  5. Ti_uw

    ow maaf sebelumnya …
    saya faiz salah atu mahasiswa wearnes dimana sedang mengerjakan laporan OJT saya, apabila anda berkenan kirimkan jawabannya ke e-mail saya saja pak…

    terima kasih.

    Suka

    Balas
  6. purbani akbar

    sy kerja di sebuah restoran , kerja saya di bagian gudang sekaligus purchasing jg. jd gmn cara menangani kasus kerja saya supaya bisa ditangani dengan mudah.. mohon dibantu!!!

    Suka

    Balas
    1. romailprincipe Penulis Tulisan

      ya purchase dengan gudang memang sebaiknya beda..tapi kalo restoran mungkin sama kali ya..hmm kasus nya apa mas?
      undang saya aja, analisanya gak mahal kok, sepersekian dari omzet aja..haha..ga ding..
      kasus? kalau tentang pemenuhan barang di gudang mungkin dari historical menu yang laku, ada semacam stok maksimal yang boleh ada, untuk menghindari kehilangan penjualan..
      kalau purchase harus belajar dari material requirement planning yang dasarnya forecasting?
      tapi gak seribet itu, di mix dengan analisa pengalaman malah bagus..boleh email saja jika ada kasus detailnya

      Suka

      Balas
      1. romailprincipe Penulis Tulisan

        Formatnya paling cuman stock keluar masuk, kayak saldo buku tabungan yang debet, kredit, saldo
        Misalkan
        Tanggal 17 Desember 2009
        Total Masuk Keluar Keterangan
        200 20 – Terima dari supplier CV Angin Ribut
        220 – 70 Keluar ke outlet 1
        150 24 – Terima pengembalian dari 0utlet 3
        126

        Contoh sederhana itu mirip kan kayak buku tabungan…dengan tabungan awal 200, menerima dari supplier sejumlah 20, kemudian mengeluarkan barang ke outlet 1 sejumlah 70, lalu terima pengembalian barang dari outlet 3 sejumlah 24. Jumlah barang tersebut pada akhir hari adalah 126.
        Bentuk semacam di atas masih cukup banyak pengembangan dan realisasi di lapangan tuh, tergantung kebutuhan serta memakai sistem informasi manajemen dengan software database yang terintegrasi.
        Begitu, ada yang menambahkan?

        Suka

  7. Ping balik: Sistem Operasional Gudang « Romailprincipe Menulis

  8. ahmad furqon

    say lagi mencari bahan ni buat TA dan dapet judul “sistem prosedur arus keluar masuk barang”
    terus bingung mau cari buku buat referensi paling ga minimal 3 judul buku yang berhubungan dengan itu,makanya bingung bgt.

    Suka

    Balas
  9. Wahyu

    wow…komplek jg ya tntang admin gudang.
    aku mau juga dung Om Romail…he
    kalo bisa ada format DFDnya,coz saya mau nyusun KKP/TA tantang Penerimaan barang,penyimpanan sampai penjualannya didunia Ritail…
    Tolong kirimin ya Om Romail.Tnx B4

    Suka

    Balas
  10. rachmatdiah

    saya kerja d bagian iadministrasi gudang, tolong dong kirim fotmat datanya supaya saya bisa maksimal berkerja.. thanks ya…

    Suka

    Balas
  11. HENDRA

    Form keluar masuk barang di tempat saya jg sperti buku tabungan , kalau retur ke supplier masuk ke kolom barang keluar, tinggal administrasi keuangan yang menyusul. Yang penting ada tanda bukti retur dan TTD dari kedua pihak yang terima dan memberi.

    Suka

    Balas
  12. Lena

    Blog ini cukup menarik perhatian saya dimana saya sedang beradaptasi dengan profesi saya sebagai admin sekaligus admin gudang. Saya ingin tahu bagaimana sistem yang baik mengenai prosedur mutasi barang digudang.

    Suka

    Balas
  13. Ping balik: Sistem Administrasi Gudang | Romailprincipe.com

  14. Asnah

    Pak saya sudah baca2 artikel bapak, aku mau tanya kalau masalah perlengkapan kantor itu apa juga membutuhkan spesifikasi gudang????
    kalau misalnya harus atau seharusnya harus itu prosedurnya bagaimana???
    terimakasih banyak sebelumnya..saya tunggu ya pak…
    soalnya saya dapat masalah dalam praktek magang saya itu tentang kurang maksimalnya pengelolaan persediaan perlengkapan kantor…pa seharusnya dibuat sebuah gudang seperti gudang material???
    terimakasih

    Suka

    Balas
  15. boem

    Saya karyawan swasta bagian gudang, cman lg mumet pak pake software bikinan kantor, cari yang simple ja tentang in-out barang, bsa d donwload dmn y programnya..trims a lot

    Suka

    Balas
  16. D. Hutagalung

    saya admin gudang, tlg donk judul buku atau program untuk barang keluar masuk serta stock barang…( kirim ke email :hutagalungd@yahoo.co.id )

    Suka

    Balas
  17. Iseng Ngeblog

    Memang yang satu ini butuh ketelitian tinggi, apalagi kalau sudah multi gudang dan mempunyai cabang, karena kadang ada juga perusahaan yang mempunyai banyak gudang dan kadang gudang2 tersebut membeli sendiri barangnya dan ada juga yang dikirim dari pusat melalui proses permintaan barang, nah kalau dah nemuin yang kaya gini yang mumet, apalagi pengurangan barangnya di ecer atau tidak sekaligus, contohnya mie instan masuk 10 dus sedangkan pengeluaran cuma 4 bungkus, kalau dah gini kan mumet itung stoknya harus dipecah menjadi satuan terkecil atau ada 2 satuan dus & bungkus, betul ga sob

    Sepertinya stphanielela sangat menguasai..hehe

    Suka

    Balas
  18. Wahyuningsih

    Pa, berguna banget nih ilmunya. Minta tolong dikirimin soft copy sistem administrasi gudang yang sederhana aja. Thanks a lot.


    wah, sy ndak ada yang baku..😀

    Suka

    Balas
  19. M. Ali Ramdan

    Boleh dong berbagi pengalaman dg sya. Pengalaman kerja sya dah 10 th di persh.distributor. 6 Thn adm.gudang, 1 thn adm.penjualan 3 thn ini sbg internal audit.

    Boleh banget, gimana caranya?😀

    Suka

    Balas
  20. ratih

    pak saya mau tanya gimana cara kita mengetahui kapan suatu barang masuk atau keluar.terima kasih atas perhatiannya

    biasanya tercatat di warehouse management system kalau waktu keluar dan masuk juga cetak dokumen

    Suka

    Balas
  21. Ping balik: Delapan bulan setelah 100.000 hits « Romailprincipe Menulis

  22. Ping balik: Sistem Manajemen Persediaan Gudang « Romailprincipe Menulis

  23. doni

    aku rasa aku sudah sangat memahami administrasi gudang maklm … heheh aq udah lama di administrasi gudang…. tapi perusahaan kami memakai system online… lebih canggih gitu lho

    Wah, hebat sekali .. boleh sekali-kali berbagi di blog ini untuk menulis artikel:)

    Suka

    Balas
  24. riko

    klu ada sofware untuk mengatur IN dan OUT kirim kesaya juga dong

    Saya mau buat sama teman-teman IT nih, kalau ada yang minat ikutan untuk gudang nya, silahkan ya ..:)

    Suka

    Balas
  25. Effendy

    Minta bantuannya donk pak krn saya baru msk kantor ini dan sala liat laporan gudangnya kacau balau dan
    PLEANING SAYA….
    1.GUDANG RAPIH.BERSIH
    2.BARANG LOSS DAPAT TERKENDALI.
    3.ADMINISTRASI RAPIH DAN DAPAT DI ERTANGGUNG JAWABKAN DATANYA.
    4.STOK 98% UPDATE.
    TENTUNYA HAL INI MENJADI SEBUAH TANTANGAN YANG HARUS SEGERA TERWUJUD.
    SAYA MOHON BANTUAANYA.
    TOLONG BALAS VIA EMAIL YA….

    Suka

    Balas
  26. Rudi

    Salam logistik Pak,

    Saya bekerja di sebuah perusahaan distributor yang masalah logistiknya menurut saya simple tapi kompleks.. Disini ada dua buah gudang. Yang satu gudang besar sedang satunya gudang intransit (barang ecer2 keluar dari sini).. Saya pengen nanya2 juga dengan bapak sekalian saling tuker ilmu :d

    Mohon dibalas diemail saya ya pak.
    sebelumnya saya ucapkan Terima kasih .

    Suka

    Balas
  27. Doni Saputra

    administrasi gudang itu ibaratnya administrasi yang paling complit di suatu perusahaan ,,, kenapa karena kita harus menguasai lapangan dan system datanya ,,, jadi kita harus meng handle suatu dengan fifti2,, lumayan membingungkan dan penuh dengan resiko ….

    Suka

    Balas
  28. A Lubis

    Saya senang membaca artikel ini, kalo punya software terpadu untuk kartu stock saya mau dong

    Saya punya, saya coba kontak dari email ya

    Suka

    Balas
  29. erich

    basic saya manajemen informatika, dan bekerja d bidang administrasi gudang, yang agak kompleks , gimana caranya membuat format dlm menyederhanakan barang keluar masuk (dalam pencatatan)?

    Balas

    Nah, ini seru. Kerjasama buat program yuk?

    Suka

    Balas
  30. Yus Andy

    Maaf, pak. Saya dulu pernah bekerja di admin gudang, tp saya keluar. Dan skrg ada tawaran utk memilih jd kepala gudang atau Surveyor yg keduanya bergerak di bidang distributor brg2 elektronik. Bisa tolong dijelaskan apa saja kerjaan keduanya dan untuk memulainya hrs bagaimana? Kalau bs saya minta format spt yg diminta tmn2 yg lain. Tp saya jg mnemui lwngn jd staff gudang. Apa tugasnya? Apa berbeda dgn admin gudang? Tolong kasih penjelasannya krn ini mendesak. Terima kasih.

    Sudah saya jawab via email ya

    Suka

    Balas
  31. FY

    Aq jg mnt dong boz…krim via email jg y…

    silahkan request yang detail mas, nanti dilihat apa bisa dipenuhi

    Suka

    Balas
  32. Donny

    pak romailprince.. boleh mnta penjelasan rinci tentang administari gudang nggak?
    apakah format software tentang gudang sama dgn software pengeluaran seperti operator warnet ?
    yg ada pengeluaran pendapatan dan penjualan?
    minta penjelasan sederhananya ya pak.. terimakasih:)

    Kalau menurut saya, prinsip pengeluaran dan pemasukan untk pencatatan administrasi gudang (inventory) mirip-mirip transaksi di buku tabungan, jika anda menterjemahkannya sebagai pengeluaran dan pendapatan, kemungkinan ya bisa disamakan juga

    Suka

    Balas
  33. Hery

    Minta bantuannya donk pak krn saya baru msk kantor ini dan saya liat laporan gudangnya kacau balau dan
    PLANING SAYA….
    1.GUDANG RAPIH.BERSIH
    2.BARANG LOSS DAPAT TERKENDALI.
    3.ADMINISTRASI RAPIH DAN DAPAT DI PERTANGGUNG JAWABKAN DATANYA.
    4.STOK 98% UPDATE.
    TENTUNYA HAL INI MENJADI SEBUAH TANTANGAN YANG HARUS SEGERA TERWUJUD.
    SAYA MOHON BANTUAANYA.
    TOLONG BALAS VIA EMAIL YA…. Trims banget pak

    Suka

    Balas
  34. yudian

    apakah admin gudang sama dengan admin logistik ya?

    Kalau gitu admin transport / delivery, admin inventory, dll jadi terlupakan?

    Suka

    Balas
  35. pras

    boleh saya minta juga pak.. saya baru bekerja di bagian gudang dan masih belum ada sistem yang paten.. pengen tau sistem2 yang ada, semoga ada yang pas buat diaplikasikan disini.. terimakasih sebelumnya..

    kebetulan saya tidak menyediakan sistem, tetapi untuk instalasi sistem WMS bisa saya bantu

    Suka

    Balas
  36. Ping balik: Sistem Operasional Gudang | Blog

  37. yaya

    sy bekerja di sebuah perusahaan hp terkemuka, bagian admin gudang, awalnya mudah tapi berjalannya waktu ternyata barang yang keluar masuk bs direkayasa laporannya, sy stok opname tiap hr jadi mengetahui hal tersebut, sayang pemimpin sy tidak mengindahkan sy, yg sy tanyakan, bgmn agar sistem adjust di database jg keluar gudang bs terdeteksi lbh awal????

    Suka

    Balas
  38. veb vet

    wah wah ternyata mumed yah krjaannya admin gudang…jd bingung apa yg mau sy tanya..

    Saya juga bingung dong mau jawab apa, hehe … gud lack aja deh ya:)

    Suka

    Balas
  39. echa

    aku baru masuk jadi admin suatu perusahaan tapi data data nya disini sangat gak konsekuen,, tolong minta tolong merapikan stok masuk dan keluar nya, mkash

    Suka

    Balas
  40. idunk

    mas romain, sy bekerja sebagai officer gudang di salah satu perusahaan ritel..akhir2 ini barang retur ke suplier menumpuk di gudang..mas punya tips trik g bwt ngatesin mslh sya..trims..

    Suka

    Balas
  41. Sidaahtulmillah

    terima kasih atas informasinya, sangat memberikan banyak pengetahuan.
    Sebelumnya saya mau juga minta diskusi. Saya bagian admin gudang. dan baru masuk kerja sedangkan admin di sana kacau, masalahnya antara program, kartu stock, aktual banyak yg berbeda. Sedangkan target SO yg awalnya 35% hrus di up jadi 95% dalam jangka waktu 3 bulan, saya ingin minta solusi ! Agar antara fisik, data, dan kartu barang sama dlm jangka waktu tersebut sedangkan barang di gudang ribuan item.

    Terima kasih atas sebelumnya. Bisa di diskusikan lewat email saya.

    Suka

    Balas
  42. sidahtulmillah

    terima kasih atas informasinya, sangat memberikan banyak pengetahuan.
    Sebelumnya saya mau juga minta diskusi. Saya bagian admin gudang. dan baru masuk kerja sedangkan admin di sana kacau, masalahnya antara program, kartu stock, aktual banyak yg berbeda. Sedangkan target SO yg awalnya 35% hrus di up jadi 95% dalam jangka waktu 3 bulan, saya ingin minta solusi ! Agar antara fisik, data, dan kartu barang sama dlm jangka waktu tersebut sedangkan barang di gudang ribuan item.
    Terima kasih atas sebelumnya. Bisa di diskusikan lewat email saya

    Suka

    Balas
  43. Dody Satria

    Pa, saya kerja di bag. Customer Care. Nah.. sekarang saya bekerja di perusahaan baru berdiri dipercaya di Bag. Gudang, nah.. sekarang apa yang hrs dilakukan dan form2 apa yang hrs dibuat sekaligus bagaimana alurnya. #thanksromailprincipe2012

    Suka

    Balas
  44. Ping balik: Sistem Administrasi Pergudangan | Irfan Maulana's Journal

  45. chinquenetra

    saya staff administrasi purchasing di salah satu tambang batu bara di profinsi bengkulu dan perusahaan bergerak di 3 bidang usaha skaligus , kami menangani pengadaan barang untuk tambang batu bara , dafi fuel sampai kertas , dari barang2 yang ada di pasaran dan barang2 yang tidak ada di pasaran ,, butuh link yang kuat dengan suplayer2 dan ketelitiaan tingkat tinggi, untuk melaksanakan proses pengadaan barang ,, karena selalu berhubungan dengan uang ,, purchasing sangat sensitif, jadi harus di isi dengan orang2 yang jujur, berkompleten di bidangnya , punya ketangkasan dan keterampilan minimal lebih dari 3, jenis ,manajemen keuangan , dan prosudural sangatlah penting untuk menjalankan sebuah gudang , dan harus akurat dalam melakukan spekulasi , beresiko tinggi dan memiliki fungsi yang fital bagi sebuah perusahaan besar , butuh pengalaman lapangan untuk bidang ini ,, karna seringkali spekulasi di butuhkan untuk melaksanakan suatu job yang harus selesai sesuai prosudur dan jadwal , saya saja masih kewalahan untuk pekerjaan ini , karena apa yang kita butuhkan , belum tentu ada yang menyediakan, slamat mencoba bagi yang ingin jadi purhasing sukses selalu dunia purchasing indonesia

    Sukses selalu!

    Suka

    Balas

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s