Kartu stock sebagai dokumen kendali persediaan


Cukup lama saya tidak menulis artikel logistik, sampai hari kemarin “tergelitik” melihat angka kehilangan barang yang cukup besar. Saya langsung terpikir untuk menuliskan artikel “Kartu stock sebagai dokumen kendali persediaan yang sejatinya saya ambil dari sedikit pengalaman bekerja di dunia logistik

Kartu stock

Prinsip kartu stock adalah pencatatan pergerakan transaksi keluar masuk satu item yang mengidentifikasi tipe transaksi (masuk dari supplier, masuk dari retur outlet, keluar ke outlet, keluar disposal / rusak, keluar untuk pemakaian tertentu, dll) lengkap dengan jam transaksi, jumlah barang, keterangan tujuan / asal barang.

Kartu stock menjadi penting sebagai dokumentasi persediaan yang menjadikan pekerja / karyawan dapat memonitor setiap item yang terdapat pada sebuah gudang. Pencatatan kartu stock sejauh yang saya kenal sangat efektif untuk melacak terjadinya “kejanggalan” persediaan yang terjadi karena kelalaian karyawan atau kesalahan sistem.

Idealnya kartus stock di “create” / terekam secara otomatis ketika ada transaksi keluar masuk satu item pada gudang. Layaknya prinsip buku tabungan, setiap ada pengambilan, pembayaran, tabungan, maka saldo tabungan langsung berkurang/bertambah secara otomatis (sedapat mungkin tercatat secara “real time”). Hal ini harus didukung adanya sistem yang terinstal pada sistem pergudangan. Jika tidak melalui sistem maka pilihan yang ada tentunya dilakukan secara manual, baik pencatatan di kertas maupun diinput dalam program terpisah seperti Microsoft Excel. Opsi manual ini sangat rentan oleh kesalahan karyawab yang melakukan pencatatan, terlebih jika item yang harus dicatat kartu stock cukup banyak.

Bagaimana kartu stock melacak barang

Saya pernah menyaksikan kartu stock mampu “menyelamatkan” kehilangan barang dagangan. Kasusnya ketika itu adalah ada satu item yang datang dengan kemasan baru (sebelumnya isi 10 diganti ke isi 12). Data pengambilan oleh helper menunjukkan angka 20 pcs, namun helper (karena faktor kebiasaan) mengambil sebanyak 2 case (yang seharusnya 2 x 10 = 20 pcs pada kemasan lama). Tetapi yang terjadi justru helper melakukan pengambilan 2 x 12 = 24 pcs, yang berarti terjadi kelebihan 4 pcs. Sepintas kesalahan terjadi oleh karena kelalaian helper, tetapi untuk menyelesaikan masalah tersebut maka staf gudang mendata seluruh outlet yang terindikasi kelebihan pengiriman dan berkomunikasi dengan seluruh outlet. Akhirnya potensi kehilangan barang dapat terselesaikan dengan membuatkan pengiriman secara data tanpa melakukan proses fisik (karena fisik sudah terkirim lebih sebelumnya).

Pelacakan ini dilakukan melalui data pada kartu stock. Outlet yang dikirim setelah penerimaan barang dengan jumlah kemasan yang berbeda terdata pada kartu stock. Selanjutnya tinggal melihat saldo sebelum penerimaan dan dengan asumsi FIFO berjalan baik, maka data outlet yang terkirim lebih jelas terpampang pada kartu stock.

Contoh kartu stock

Kartu Stock Manual

Contoh kartu stock manual seperti gambar di samping mengharuskan pekerja untuk menuliskan setiap transaksi yang terjadi. Secara singkat ada kolom tanggal, Nomer dokumen, Diterima dari / Keluar ke, Quantity Masuk, Quantity Keluar, Sisa. Kartu stock seperti ini memerlukan perhatian khusus oleh bagian administrasi gudang untuk terus mengupdate pencatatan kartu stock. Hal ini rentan terhadap terjadinya kesalahan / kesalahan yang diakibatkan ketidaktelitian oleh karyawan (human error), sehingga proses pencatatan tidak berlangsung dengan baik.

Contoh kartu stock di atas adalah contoh tampilan program yang saya ambil dari thread kaskus berikut. Prinsipnya pencatatan kartu stock setiap SKU terjadi secara otomatis jika ada penerimaan / pengeluaran barang. Penerimaan barang dari supplier biasanya akan menambahkan stock dan tercatat di kartu stock secara otomatis jika sudah diinput oleh admin gudang sedangkan pengeluaran akan tercatat di kartu stock saat surat pengiriman / surat jalan / nota kirim ke outlet tertentu dibuat oleh administrasi gudang.

Kartu stock mencegah permainan oknum gudang

Tidak dapat dipungkiri jika di dalam gudang selalu ada “tikus-tikus” yang bermain dengan melakukan manipulasi terhadap data dan fisik barang. Sebagai contoh oknum petugas administrasi yang melakukan “key in” penerimaan barang dari supplier namun secara riil tidak menerima fisik barang. Atau contoh kasus lain, melakukan “key in” pengeluaran barang lebih sedikit dibandingkan fisik, melakukan revisi terhadap transaksi, dan sejumlah trick manipulasi lainnya. Dalam sistem yang terkomputerisasi, kartu stock akan merekam semua transaksi sehingga historical suatu item dapat diketahui.

Kartu stock ini menyimpan historical transaksi pada satu item, namun bagi para pekerja yang bertanggung jawab terhadap akurasi stock, kartu stock memiliki fungsi yang sangat penting yaitu sebagai dokumen kendali untuk melakukan pelacakan terhadap pergerakan barang. Kartu stock dapat diaudit dan dibandingkan dengan dokumen penerimaan/pengeluaran (yang di file oleh administrasi) untuk mencegah “manipulasi” oknum-oknum pekerja gudang.

Nah, fungsi kartu stock yang demikian penting tentunya membuat semua gudang / pusat distribusi tentunya mau menerapkan kartu stock dalam sistem pencatatan administrasi. Pemilihan pencatatan manual dan otomatis tentunya sangat dipengaruhi oleh jumlah item, pergerakan barang, volume barang, modal, jumlah pekerja, dan lainnya.

Salam Romailprincipe

Silahkan pembaca untuk komentar di bawah tulisan ini atau share via email ke romailprincipe2012@gmail.com. Silahkan juga Follow blog ini dengan mendaftarkan email di sidebar blog ini :)

Daftar Tulisan Romailprincipe bisa dilihat di sini

Download Sample Template Excel atau Portfolio 

About these ads

33 thoughts on “Kartu stock sebagai dokumen kendali persediaan

  1. Tri Wahyudi

    tul tuch gan, pengalaman ane kerja sampai saat ini di logistic ntu kartu stok emang sangat membantu keakuratan stok sekaligus sbg alat kontrol yg ampuh thd keluar masuk barang, jadi kalo ada ketimpangan di ADM penginputan data kejanggalannya segera terendus….. muantap gan tulisannya

    Terima kasih, berminat mengisi tulisan untuk memperkaya pengetahuan logistik? :D

    Balas
  2. nanda

    Nice postingan, saya lagi cari referensi untuk modul logistik dan menemukan blog anda. Sangat membantu sekali. Trims For Share

    Balas
  3. Ping balik: (Akhirnya) Mulai Bekerja Lagi Serie-2 « Romailprincipe Menulis

  4. Ping balik: Delapan bulan setelah 100.000 hits « Romailprincipe Menulis

  5. ta2s

    Makasih infonya. kebetulan saya juga pegang gudang di kantor.
    Ada pertanyaan sedikit, saya harap bisa membantu, karena saya masih newbie di dunia pergudangan, dan kantor tempat saya bekerja pun masih dalam tahap berkembang.
    Apakah kartu stok wajib untuk semua jenis gudang, atau hanya untuk gudang yang barang-barangnya itu2 saja (repeat order)?
    Bagaimana dengan kondisi seperti di perusahaan tempat saya bekerja, yaitu perusahaan distributor, di mana pembelian barang berdasarkan order. Kalaupun ada stok hanya sedikit saja. Jadi, gudang berfungsi kebanyakan hanya utk tempat transit, paling menginap 1 – 2 hari atau paling lama seminggu, kemudian dikirim langsung ke customer. Dan barang yang diorder pun variatif, artinya sering ada item baru.
    Nah, kendalanya akan sangat tidak efektif apabila setiap barang yang masuk dibuatkan Kartu Stok. Item yang begitu banyak dan cepatnya masuk-keluar gudang.
    Mohon pencerahannya ya pak… :D

    Balas
  6. yoga

    terima kasih banyak atas infonya..untuk lebih lanjut apa bisa saya mendapatkan sofware tentang pergudangan dan beserta modul-modul tentang panduan tentang pergudangan…karna saya baru di dunia pergudangan…mohon bantuan…terima kasih

    sudah saya reply by email :)

    Balas
    1. rene

      sama saya juga pa mau software dan modul2 tentang panduan pergudangan. mohon bantuannya pa. terima kasih

      Saya reply via email ..

      Balas
  7. franky

    Thx atas infonya.. untuk lebih lanjut apakah ada peraturan yang menyebutkan kalau setiap gudang harus mempunyai kartu stock.. mohon bantuannya kalau ada peraturannya itu sangat membantu saya.

    Salam

    Peraturan sepertinya tidak ada, namun seperti sudah menjadi praktek umum mempergunakan kartu stock via gudang … thanks :)

    Balas
  8. jhon hery

    sblm mohon bantuannya..
    saya bekerja d perusahan kontraktor d bdg pipa, dmn material yg dgunakan dstock terlebih dahulu.. sehingga membuat stock material menjadi banyak terdiri jenis barang dan ukurannya.. saya mau sharing gimana membuat penomoran yg baik utk material yang terus bertambah jenis dan ukurannya?
    sblmnya thanks

    Kalau jenis dan ukurannya terus bertambah, maka harus dibuat hirarki penomerannya terlebih dahulu, dengan hirarki terbawah adalah variable yang bisa ditambah / variasi sehingga setiap material tetap memiliki penomeran.Jika tidak kartu stock nya langsung direferensikan kepada deskripsi barang.

    Balas
  9. Santi

    saya membuka toko kelontong yg sedang berkembang, karena persediaan barang dagangan sudah amat sangat banyak dan rata-rata barang adalah barang yang berkadarluarsa sy jadi kewalahan dlm pengelolaan barang dagangan. sy sulit tracking “arus keluar masuk barang” dan data barang2 yg sudah kadarluarsa dan harus segera di ganti krn itemnya sudah terlampau banyak. Ada gak software atau format excell utk kartu/data stock barang dagangan yg bisa meng-cover masalah2 tersebut? Klo ada bisa di bagi?

    Posisi dimana? nanti saya bisa lihat kasus nya

    Balas
  10. dwi

    makasih infonya, saya kerja di bagian inventaris barang di sekolah, yang saya mau tanyakan bagaimana untuk mendisiplinkan karyawan yang terkadang susah untuk mengikuti prosedur yang ada apakah perlu di buat seperti surat keluar barang karena selama ini pakai buku permintaan barang mohon di balas ya lewat email saya…

    sebelumnya thanks

    Balas
  11. yaya

    ass……sy krj dirmh skt, logistik sebelumnya belum ada unit logistik, dan mulai ada pd saat saya pertama kali dipindah dibagian logistik….sy kurang bgitu paham menguasai logistik non medis….sy mohon ats pertolongan bpk/ibu untuk membantu sy dibidang logistik non medis…sebelumnya sy ucapkan byk trima ksh

    silahkan paparkan kasus detailnya, nanti kita diskusikan.. thanks

    Balas
  12. agus

    Gan…mau nanya nih…perusahaan saya bergerak dibidang consumer pack , yang memiliki berbagai macam jenis macam packaging material..nah yang menjadi pertanyaan saya adlah apakah penggunaan kartu stock ini dibuat rangkap dua untuk satu item barang..satu diletakkan di palet dan satu lagi untuk bagian admin..mohon..jawabannya terimakasih….

    Saya reply via email ..

    Balas
  13. mel

    gimana dengan toko bahan bangunan yg item brngnya sangat bnyk???
    apakah kartu stocknya sama??thanks infonya

    Prinsip harusnya sama, harus dimaintain database dengan rutin

    Balas
  14. Yoel Palobo

    saya dapat tugas tambahan untuk mengurus logistik site, tapi saya masih baru. Bolehkah saya mendapatkan contoh2 dan software dasar2 pergudangan? Thanks

    Software dasarnya tidak ada, tapi ada teman yang rental sewa dan menjual warehouse management system dengan harga ekonomis

    Balas
  15. amy

    mau nanya gan, terus gmana penerapannya yg tepat ya utk sbh usaha percetakan di mana stok manual buku kan tdak mungkn dihitung satu persatu, sedangkan faktor human error kemungkinannya, gimana caranya agar data yang masuk serta yang keluar bisa sama antara keadaan lapangan dg yang di data program… tq gan buat jwabannya

    Diminimalisir dengan SOP atau inisiatif operasional, misalkan buku nya diikat per 10 atau 25 eksemplar, ajak diskusi model bottom up dari pelaku sampai pengambil keputusan, buat inovasi. Laksanakan, control… D-M-A-I-C

    Balas
  16. Sahron

    kang, saya baru bekerja di bagian gudang wisata penginapan dan kuliner, kira – kira SOP yg pas gmn ya? kalau ada dan berkenan sy minta program tentang gudang,, trimakasih

    Silahkan, saya reply ke email yahh …

    Balas
  17. Ping balik: Kartu Stock dalam suatu Warehouse/Pergudangan « Try to writing…

  18. rafig

    kartu stok /bincard memang penting. 10 tahun saya megang warehouse, jika ada selisih langsung bisa dilacak secara manual kemana barang itu pergi nya ke customer. syaratnya, setiap kali ada pergerakan barang, langsung di lakukan update bincard hari itu juga, agar tidak lupa di esoknya. mudah-mudahan bermanfaat

    Yup, kunci nya kedisiplinan?

    Balas
  19. juliansyah

    untuk membuat kartu stock apa2 aja yg di bisa dibuat endan sebagai identifikasi nya… karena saya lagi nyiapin manajemen gudang mulai dari nol… dan tulisan2 agan sangat mmbantu sekali… terima kasih

    Prinsip seperti buku tabungan mungkin ya, Debet Kredit Saldo

    Balas
  20. suranto

    sama saya juga mau software dan modul2 tentang panduan pergudangan. mohon bantuannya . terima kasih

    Halo mas Suranto, bisa search banyak di internet, untuk file-file excel beberapa ada di page ‘download’ , thanks

    Balas
  21. Eko Budiyanto

    Dear Blog Owner,

    Tulisan artikel-artikel di blog ini sangat bagus dan valuable, membantu para pembaca untuk belajar tentang warehouse management dan supply chan.

    Terima kasih banyak telah menyediakan sample-sample excel ttg administrasi pengelolaan gudang.

    Saya indin men-download file “EXAM” itu, namun saya klik disitu kok tidak ada muncul link down load nya ya? Mohon bantuannya, agar saya bisa mendapatkan file tersebut

    Terima kasih atas perhatiannya

    Best Regards,
    Budiyanto, Eko
    Email : ekbudiyanto@gmail.com

    Already replied

    Balas

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s